1. Ausgangslage
Am 7. Dezember 2005 genehmigte das Gemeindeparlament mit 40:0 Stimmen eine Erhöhung des Stellenetats der Stadtbibliothek um 50 Prozent unter dem Vorbehalt, dass die Wochenöffnungszeit mindestens 33 Stunden beträgt. Zugleich wurde der Stadtrat aufgefordert, bis spätestens auf das Budget 2007 einen Leistungsauftrag für die Stadtbibliothek zu formulieren. Dasselbe Anliegen verfolgte eine gleichentags zusätzlich eingereichte Motion von Jonas Hertner (Fraktion Grüne/Junge Alternative), welche vom Stadtrat verlangte, im Herbst 2006 dem Gemeindeparlament einen Leistungsauftrag für die Stadtbibliothek vorzulegen, „in welchem Wirkungs- und Leistungsziele unter Berücksichtigung bibliothekarischer Kennzahlen festgelegt sind“. Dieser Vorstoss wurde an der Parlamentssitzung vom 28. September mit 40:0 Stimmen als Postulat überwiesen und zugleich abgeschrieben.
2. Erwägungen
Die Direktionsleitung des Stadtpräsidiums hat zusammen mit der Bibliotheksleitung die Leistungen der Stadtbibliothek an Hand der im Bericht „Kultur in Olten“ vom November 2004 festgelegten Zielsetzungen eingehend überprüft. Zudem wurden Leistungsvereinbarungen anderer Bibliotheken (u.a. Uster, Winterthur) soweit vorhanden zur Erarbeitung der vorliegenden Leistungsvereinbarung für die Stadtbibliothek beigezogen.
In Ergänzung zur Leistungsvereinbarung können folgende Ausführungen gemacht werden:
Generelle Zielsetzung (Ziff. 4 und 5.1):
Die generelle Zielsetzung besteht nach wie vor in der Führung einer Studien- und Bildungsbibliothek, die über die Aktivitäten einer Volksbibliothek hinaus einen bildungspolitischen Auftrag erfüllt und das regionale Schriftgut sammelt .
Abstimmung Angebot (5.2 und 5.5):
Als wichtig erachtet wird die Abstimmung des Angebots auf weitere Bibliotheken auf dem Platz Olten, durch welche Doppelspurigkeiten verhindert werden.
Öffnungszeiten (5.6):
Bei den Öffnungszeiten werden die vom Parlament als Vorbedingung für die Personalaufstockung genannten mindestens 33 Wochenstunden festgehalten, während die beiden Lesesäle nach wie vor täglich während 8 Stunden geöffnet sind.
Die je zweiwöchige Schliessung der Stadtbibliothek für Ferien und Revision im Frühjahr und im Herbst wird nach eingehender Prüfung verschiedener Szenarien derzeit beibehalten. Die Schliessung wird jeweils schon zu Jahresbeginn den Benutzerinnen und Benutzern kommuniziert und führt zu keinen Reklamationen; eine bereits ausprobierte Verschiebung der Schliessung in die Ferien hat hingegen etliche Proteste zur Folge gehabt. Die Schliessungen werden jeweils so angesetzt, dass die Benutzerinnen und Benutzer vor den Ferien nochmals neue Medien beziehen können – übrigens für die Ferienzeit mehr als die sonst üblichen 10 Medien. Nachdem argumentiert wurde, die Schliessungen beeinträchtigten Kantonsschülerinnen und -schüler in den Vorbereitungen für die Maturitätsprüfungen, hat eine Nachfrage bei der Kantonsschule Folgendes ergeben: Die Kantonsschullehrkräfte zeigten sich überrascht über diese Argumentation und konnten sie nicht nachvollziehen:
· Die Termine der Matura-Prüfungen sind Jahre zum Voraus fixiert.
· Die Prüfungen finden im August statt, also nach den Sommerferien, in denen die Stadtbibliothek – auch aus diesem Grund – geöffnet hat.
· Ein Bedürfnis von Seiten der Kantonsschule im Juni ist laut diesen Aussagen nicht gegeben, für den Herbst gilt dasselbe.
· Zudem wies die Kantonsschule darauf hin, dass sowohl Universitäts- als auch Seminarbibliotheken zum Teil über Monate geschlossen sind.
Die heutigen „Betriebsferien“ entsprechen im Übrigen nicht dem Bedürfnis des Personals, das dadurch in seinen Auswahlmöglichkeiten (Stichwort Skiferien) stark eingeschränkt wird. Zudem muss festgehalten werden, dass die Belastung durch die vergrösserten Wochenöffnungszeiten überproportional zur Erhöhung des Stellenetats ausfällt: Während die Stellenprozente um 17% von 300 auf 350 erhöht wurden, wurden die Wochenöffnungszeiten um 65% von 20 auf 33 Stunden ausgedehnt.
Verschiedene Alternativen zur zweimal zweiwöchigen Schliessung wurden geprüft:
- Keine Schliessung:
Werden die Ferien gestaffelt während des Jahres bezogen, ergibt sich eine Dauer von 18 Wochen mit reduziertem Personalbestand (250 bis 300%). In diesen 4,5 Monaten können Medien weder im gewohntem Rahmen angeschafft noch katalogisiert werden, da die anwesenden Mitarbeitenden voll und ganz mit der Ausleihe und dem Tagesgeschäft beschäftigt sind. Bei täglich ca. 25 Anschaffungen von neuen Medien würde dies einen Stau oder Ausfall von rund 2250 Medien ergeben. Das sind rund 40% der Anschaffungen eines Jahres; die Bibliothek würde dadurch stark an Aktualität – einer ihrer geschätzten Trümpfe – verlieren.
- Reduzierte Öffnungszeiten:
Reduzierte Öffnungszeiten während 18 Wochen (z.B. nur halbtags) würde auch für die Benutzerinnen und Benutzer des Lesesaals bedeuten, dass sie nur für ein paar wenige Stunden anreisen. Zudem wäre diese Massnahme nach der – sehr positiv aufgenommenen – Erweiterung der Öffnungszeiten ein Rückschritt und würde für Unsicherheit bei der Kundschaft sorgen.
- Schliessung von zweimal einer Woche:
Die Vorbereitungen und Nachbearbeitungen der Schliessungen sind jeweils sehr gross. So arbeitet beispielsweise vor Ablauf der Schliessung jeweils eine Person einen vollen Tag, um die angehäufte Post zu bearbeiten. Das ist bei Arbeitsbeginn nach den Ferien nicht möglich, da an den beiden ersten Tagen jeweils 600 bis 700 Personen die Bibliothek besuchen. Für lediglich eine Woche Schliessung lohnen sich diese Arbeiten nicht. Zudem bleiben bei zweimal einer Woche Schliessung immer noch 10 Wochen mit reduziertem Personalbestand.
- Schliessung von einmal zwei Wochen:
Eine Reduktion auf zwei Wochen Schliessung en bloc wäre nur mit einer Personalaufstockung während zwei Wochen um 50% durch eine ausgebildete Fachperson möglich, will man 10 Wochen mit reduziertem Personalbestand verhindern; die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft.
Auf Grund eingehender Analysen und Gesprächen hat die Direktion Stadtpräsidium deshalb entschieden, dass das bisherige System der zweimaligen Schliessung während je zwei Wochen einstweilen beibehalten werden soll, zumal es wie erwähnt bei den Benutzerinnen und Benutzern nicht auf Ablehnung stösst. Alternativen werden – gestützt auch auf die geplanten Umfragen – indessen laufend geprüft.
Nutzung (5.7):
Benutzerinnen- und Benutzerzahlen sind nicht vollumfänglich beeinflussbar; die Zahl der Ausleihen könnte zwar durch eine Aufhebung der Mengenbeschränkung pro Ausleihe erhöht werden, was einerseits zu einem erheblichen Mehraufwand, anderseits zu Reklamationen von Seiten der Kundschaft führen könnte, da die Verfügbarkeit der Medien sinken würde. Die Stadtbibliothek erhebt deshalb die Nutzungsdaten nach den Vorgaben des Bundesamtes für Statistik und strebt ein Halten auf dem neusten bekannten Level (Niveau 2005) an.
Benutzer(innen)zufriedenheit und -wünsche (5.8):
Die Stadtbibliothek führt alle zwei Jahre eine entsprechende Umfrage durch, die zu Änderungen der Bestimmungen in dieser Leistungsvereinbarung führen kann; sie erhält dabei Support bei der Auswertung.
3. Vernehmlassung
Die Bibliotheksleitung hat den Entwurf der Leistungsvereinbarung an 26 Direktionen von Studien- und Bildungsbibliotheken aus der ganzen Schweiz geschickt mit der Bitte um Stellungnahme. Dabei wurde unter anderem Folgendes festgehalten:
- Wenn die erforderlichen Mittel nicht zur Verfügung gestellt werden, können die vereinbarten Leistungen nicht erfüllt werden.
- Die Kennzahlen sind teilweise nicht beeinflussbar oder dann nur mit Konsequenzen beim Personalbestand.
- Der Detaillierungsgrad der Leistungsvereinbarung ist zu hoch; sie greift in die operative Ebene ein.
- Kundenbefragungen stellen einen grossen Aufwand dar.
In Absprache mit der Bibliotheksleitung hält die Direktionsleitung an der vorliegenden Leistungsvereinbarung fest.
Beschluss:
1. Der Leistungsvereinbarung Stadtbibliothek wird zugestimmt.
2. Die Direktion Stadtpräsidium wird mit dem Vollzug beauftragt.
Beilagen:
- Leistungsvereinbarung Stadtbibliothek Olten
