Am 12. November 2003 haben Rolf Sommer (SVP-Fraktion) und Mitunterzeichnende folgenden Vorstoss eingereicht:
„Begehren
Der Stadtrat wird mit der Ausführung beauftragt, die personellen Leistungen (Rapportierung des Arbeitsaufwandes) und die Projekte über die gesamte städtische Verwaltung und von den Mitgliedern der Exekutive mit einem geeignetem elektronischen System (EDV) zu erfassen. Die Daten der Leistungserfassung sind im Sinne der Gemeindeordnung Art. 23 d) den Angehörigen des Gemeindeparlamentes jederzeit zugänglich.
Begründung
Sehr oft werden unter den Gemeinden Vergleiche herangezogen, wie mit so viel Personal werden soviele Fälle erledigt, aber eventuelle andere Rahmenbedingungen oder Fallkomplexitäten werden nicht gewichtet.
Fragt man in der Verwaltung: „Wieviel ist der Aufwand für dieses und jenes Projekt?“ kommen nur Schätzungen.
Oder will man spezielle Informationen und eine tabellarische Zusammenstellung wird immer mit dem Versuch und dem Hinweis, der administrative Aufwand ist hoch, abgewimmelt.
Keine Zeit, die persönlichen Leistungen zu erfassen! Unmöglich! Zu Kompliziert! etc. diese Ausreden gelten nicht. Eine individuelle Leistungserfassung ist ein Muss.
Was fast überall in der Privatwirtschaft und auch beim Kanton als Grundlage von Qualitätsmanagement und WoV möglich sein sollte, ist auch für die Stadt möglich.
Die Zeiten des nur Ein- und Ausstempeln sind vorbei. Kostenbewusstsein und Effizienz ist nicht nur in der Privatwirtschaft ein Muss, sondern auch in allen öffentlichen Verwaltungen.
Die Leistungserfassungsdaten dienen oft als Grundlagen für strukturelle Veränderungen, wie der Optimierung des Personeneinsatzes, Auftragskontrollen und Materialverbrauch, Controlling, etc.
Die steuerlichen Mitteln werden immer wie knapper und eine Erhöhung wird nur noch selten akzeptiert, denn auch die Gemeinden sind im Konkurrenzkampf untereinander.
Die Daten der Exekutive, sind nicht als eine Kontrolle durch das Gemeindeparlament gedacht, sondern sie dienen alleine, um das seit einiger Zeit dauernde politische Mandats- und Leistungsveränderungsbegehren, wie keine operative sondern politische Führung und andere, endlich mit einer Grundlage zu dokumentieren.
Die Leistungserfassung ist der erste Schritt zur Wirkungsorientierten Verwaltung (WoV). Was kostet uns und leistet die Verwaltung wirklich? Diese Frage kann nur mit einer Leistungserfassung beantwortet werden.
Die Einführung eines Leistungserfassungssystems verursacht zu Anfang eine finanzielle Mehrbelastung (Software und Hardware, Schulung). Aber nach einer sehr kurzen Einfüh-rungszeit, kann es als Instrument für den optimierten Einsatz der Personalressourcen angewendet werden und hilft somit den grössten Budgetposten, die Personalkosten, zu senken.“
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Im Namen des Stadtrates beantwortet Stadtpräsident Ernst Zingg den Vorstoss wie folgt:
1. Grundsätzliches
Beim Vorstoss handelt es sich gemäss Art. 60 ff. der Geschäftsordnung des Gemeindeparlamentes der Stadt Olten um ein Postulat, da allfällige Massnahmen, die aufgrund des Vor-stosses ergriffen werden, in die Kompetenz des Stadtrates fallen. Somit entfällt von vornher-in die Möglichkeit für eine Entgegennahme als Motion.
Zur Zugänglichkeit der Daten der Leistungserfassung: Die Einsichtnahme hat über die GPK zu erfolgen, welcher die Kontrolle der Verwaltungstätigkeit obliegt (Art. 31 Gemeindeordnung). Gemäss Regelung des Akteneinsichtsrechts vom 3. Juni 1992 ist ein GPK-Beschluss zwecks Bevollmächtigung eines einzelnen Mitglieds erforderlich. Es kann nicht angehen, dass jedes einzelne Parlamentsmitglied die Verwaltung mit individuellen Begehren für aufwändig zu erstellende Datenzusammenstellungen eindeckt. Diese Einschätzung wird im Übrigen auch vom kantonalen Datenschutzbeauftragten geteilt.
2. Zum Inhaltlichen
Auch der Stadtrat hat ein Interesse an der Vergleichbarkeit der Leistungen der Stadtverwaltung Olten mit derjenigen anderer Gemeinden, was erst das für eine konstante Leistungsverbesserung wichtige Benchmarking überhaupt zulässt. Er verfolgt die Bemühungen in dieser Richtung auf verschiedenen Ebenen intensiv: Bereits in der Beantwortung einer Motion Claude Schoch (FdP) und Mitunterzeichnende betr. Einführung einer aussagekräftigen Kostenrechnung in der Stadtverwaltung, welche am 29. März 2001 vom Parlament überwiesen wurde, hatte Stadträtin Gabriele Plüss auf das vom Vorstand der schweizerischen Finanzdirektorenkonferenz initiierte Projekt Kolibri (Kosten-, Leistungs- und Indikatoren-Betriebsrechnung International) für ein einheitliches Kosten- und Leistungsrechnungsmodell hingewiesen, mit welchem in der Zwischenzeit wertvolle, umfangreiche und zeitintensive Aufbauarbeiten geleistet wurden.
Inzwischen sind auch stadtverwaltungsintern Vorarbeiten für eine Kosten-/Leistungsrechnung erfolgt und wurden vereinfachte Kostenrechnungen für einzelne Funktionen im Voranschlag erstellt.
Zu Jahresbeginn ist nun die Bestellung eines Kostenrechnungsprogramms bei der Firma Dialog Verwaltungs-Data AG zusammen mit der übrigen Verwaltungssoftware erfolgt. Diese Informatikfirma hat dafür auch die Beratungsfirma HSS Sursee beigezogen, welche die Kosten-/Leistungsrechnung im Kanton Luzern eingeführt hat und noch einführt, unter anderem in der Stadt Luzern selber. Gemäss Handbuch „Kolibri“ und den klaren Aussagen der Berater kann ein Kostenrechnungsprojekt aber nur Erfolg haben, wenn ein pragmatisches Vorgehen beim Aufbau gewählt wird. Bis zur vollen Einführung ist deshalb mit einer Aufbauzeit von mindestens zwei Jahren zu rechnen. Für die ersten Produktegruppen (Abfallbewirtschaftung, Informatik etc.) folgen die ersten Resultate aber bereits mit dem neuen Budget.
Im Sinne der obenstehenden Erwägungen beantragt der Stadtrat, die Motion in der Form eines Postulates erheblich zu erklären und gleichzeitig als erfüllt abzuschreiben, nachdem die Bestellung eines Kostenrechnungsprogramms im Rahmen der neuen Verwaltungssoftware erfolgt ist und für einzelne Produktegruppen bereits im Budget 2005 erste Resultate sichtbar sein werden.
