1. Ausgangslage

Auf Grund der Erfahrungen mit dem Beurteilungssystem Management by objectives (MbO, Führen mit Zielen) und dem dazugehörigen Beurteilungsbogen hat die Direktionskonferenz vor einiger Zeit eine Überarbeitung beschlossen – nicht zuletzt auch mit Blick auf die Leistungslohn-Komponente im neuen Besoldungswesen: Das System soll nicht ausgewechselt, sondern den aktuellen Bedürfnissen der Stadtverwaltung angepasst werden. Unter anderem geht es darum zu berücksichtigen, dass nicht bei jeder Funktion auf einfache Weise Ziele definiert werden können und dass mit der Zielerreichung bzw. -nichterreichung nicht alle Aspekte einer Leistung abgedeckt sind; dementsprechend sollen künftig auch die Erfüllung der Hauptaufgaben und die Kompetenzen bewertet werden. Einbezogen wurden zudem die Erfahrungen aus der Überarbeitung des bei der Kantonsverwaltung angewendeten Systems, in die mit Willfried Epprecht einer der beiden externen Experten (neben Thomas von Arb) bis zu seiner kürzlichen Pensionierung involviert war.

2. Vorgehen

Den Auftakt bei der Überarbeitung machten Interviews der Personalleiterin mit Mitarbeitenden der Stadtverwaltung. Diese äusserten den Wunsch nach klaren und realistischen Zielen und für die Umsetzung der Mitarbeitendengespräche eine rechtzeitige Vorankündigung, genügend Zeit und einheitliche Durchführung. Mehrere Anregungen betrafen zudem die Betriebskultur der Stadtverwaltung, von der die Mitarbeitendenbeurteilung nur einen Teil darstellt.

Die konkrete Überarbeitung des MbO-Systems begann auf dieser Basis mit einer ganztägigen Sitzung eines Kernteams – bestehend aus Markus Dietler, Claudia Grütter, Markus Lack und Brigitte Vögeli – im Dezember 2008; im April 2009 wurde der neue MAG-Bogen (Mitarbeitendengespräch) 15 Vertreterinnen und Vertretern der Stadtverwaltung aus allen Direktionen und Hierarchiestufen zur Beurteilung vorgelegt und wurden offene Fragen diskutiert.

Daraus ergab sich im Wesentlichen,

• dass die persönlichen Überlegungen der Mitarbeitenden auf der ersten Seite beibehalten werden und die Rückmeldungen an den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte auf die letzte Seite verschoben werden sollen.
• dass die im Personalreglement festgeschriebene vierteilige Skalierung nicht feiner aufgegliedert werden soll, da dies nur scheinbar zu mehr Genauigkeit und Objektivität führt und die Gesamtbeurteilung nicht mathematisch exakt aus den Teilbewertungen hervor gehen muss.
• dass es ein Controlling und eine Kontrolle des Systems durch die Personalleitung braucht, die Umsetzung der Gespräche wie auch der daraus resultierenden erforderlichen Massnahmen indessen der Linie obliegt.
• dass der Schulung eine wesentliche Rolle zukommen wird, insbesondere was die homogene Anwendung des Bogens und die Formulierung von messbaren und realistischen Zielen angeht.

Diese Schulung wird sowohl für die Beurteilenden wie auch die Beurteilten zwischen den Sommer- und Herbstferien stattfinden, so dass der neue Gesprächsbogen erstmals nach den Herbstferien angewendet werden kann. Vorgesehen ist einerseits eine einheitliche halbtägige Schulung für alle Mitarbeitenden im Jahreslohn, anderseits eine ganztägige Zusatzausbildung für die Vorgesetzten.

Bekanntlich wird für sämtliche Mitarbeitenden im Jahreslohn für das Jahr 2010 die Beurteilung „Anforderungen gut erfüllt“ angewendet, weil erst Ende 2010 auch die Beurteilung (und nicht nur die Vereinbarung) mit dem neuen Gesprächsbogen stattfinden kann. Anfang 2011 wird somit der abgestufte Leistungslohn erstmals vollständig zur Anwendung kommen.

3. Nachtragskredit Druck Kompetenzmodell

Damit die Beurteilung der Kompetenzen einheitlich erfolgt, hat die Personalleiterin auf Grund vorhandener Kompetenzmodelle einen Zusammenzug für die Stadt Olten entwickelt, nachdem sich die Übernahme des Modells der Stadt Zürich aus finanziellen Gründen zerschlagen hatte. Für die Herstellung von 1000 Exemplaren in einer Qualität, welche ein paar Jahre hält, wird ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 6000 zu Gunsten Konto 028.310.01 benötigt, da die entsprechenden Kosten nicht vorausgesehen und damit auch nicht budgetiert werden konnten.

4. Stellungnahme Direktionskonferenz

An ihrer Sitzung vom 8. Mai 2009 hat die Direktionskonferenz das Ergebnis der Überarbeitung gewürdigt, den Einsatz der involvierten Mitarbeitenden verdankt und dem Bogen Mitarbeitendengespräch sowie dem geplanten Vorgehen zugestimmt.


Beschluss:

1. Der Bogen Mitarbeitendengespräch MAG und das geplante Vorgehen werden genehmigt.

2. Ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 6000 zu Gunsten 028.310.01 wird bewilligt.

3. Die Direktion Stadtpräsidium wird mit dem Vollzug beauftragt.