1. Ausgangslage
Die Ausgangslage ist im Zwischenbericht über die Bildung der Abteilung Publikumsdienste enthalten (Stadtratsbeschluss vom 19.06.2006).
2. Beurteilung der bestehenden Organisation
Die Ablauforganisation der Abteilung Publikumsdienste ist funktional aufgebaut. Das heisst, die personelle Führung aller Mitarbeitenden Publikumsdienste wird durch den Abteilungsleiter Publikumsdienste sichergestellt. Fachtechnisch sind die Mitarbeitenden von Einwohner-kontrolle bzw. Empfang-Information direkt den Verantwortlichen des jeweiligen Bereiches unterstellt. Diese Organisation hat den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden einheitlich geführt und Synerigen innerhalb der Abteilung besser genutzt und gesteuert werden können. Zudem sind die fachlichen Entscheidungswege kürzer und das Fachwissen verbleibt in den einzelnen Bereichen. Diese Organisation der Abteilung Publikumsdienste hat sich profiliert und wird, sofern keine wesentlich organisatorischen Änderungen in der Abteilung Publikumsdienste eintreten, beibehalten.
Mit der Neuorganisation der Abteilung Publikumsdienste konnten bzw. können neben dem Tagesgeschäft folgende im Zwischenbericht über die Neuorgansation erwähnten Vorteile und Chancen einer Neuorganisation umgesetzt werden (nicht abschliessende Aufzählung):
- Nutzung von Synergien zwischen internen und externen Abteilungen
- effizientere Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation
- deutliche Reduktion der Ferien- und Gleitzeitsaldo-Ansprüche
- Vermeidung des Know-how-Verlustes in der Einwohnerkontrolle
- Sicherstellung der Stellvertretungen und Ablösungen innerhalb der Abteilung Publikumsdienste
- Verhinderung von Arbeitsrückständen (namentlich Inventuramt)
- Entlastung des Vorsitzenden der Verwaltungsleitung Direktion Öffentliche Sicherheit
- klare Regelung der mit der Führung, Leitung und Organisation der Abteilung Publikumsdienste zusammenhängenden Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen
- qualitative und quantitative Optimierung des Services gegenüber internen und externen Kunden: professioneller Eindruck der Verwaltung
- deutliche Abnahme der internen und externen Kundenreklamationen
- zweckmässig Initiierung und Umsetzung von notwendigen Projekten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (u.a. zentrales Ausländerregister, Gebäude- und Wohnungsregister, etc.)
3. Beurteilung der Mitarbeitenden Publikumsdienste
Die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeitenden Publikumsdienste wurden, wie im Zwischenbericht vorgesehen, definiert und mit den Mitarbeitenden Publikumsdienste besprochen. Unter Berücksichtigung der momentanen Arbeitsfähigkeiten und -belastungen einer/s jeden Mitarbeiterin/s mussten die Stellenbilder entgegen der Planung zum Teil angepasst werden.
Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass die Neuorganisation der Abteilung Publikumsdienste sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Arbeitsleistung ausgewirkt hat. Aufgrund der neuorganisierten Aufbau- und Ablauforganisation werden die Mitarbeitenden dazu animiert, in ihren Fachbereichen laufend Verbesserungen vorzunehmen.
4. Projekte
Bei der Umsetzung der Neuorganisation ist der Abteilungsleiter Publikumsdienste auf offene Pendenzen gestossen. Im Wesentlichen umfassen die zum heutigen Zeitpunkt offenen Pendenzen folgende Themenbereiche (nicht abschliessende Aufzählung):
- elektronische Führung und periodischer Abgleich der Zentralen-Ausländer-Register-Nummern (ZAR-Nummern) für das Bundesamt für Migration
- Vorarbeiten Registerharmonisierung / Volkszählung 2010 (z.B. elektronische Führung der Gebäude- und Wohnungsindikatoren)
- Überarbeitung diverser Reglemente (z.B. Friedhofreglement)
- Umsetzungsarbeiten im Zusammenhang mit der Neuausrichtung der Direktion Öffentliche Sicherheit
Der Abteilungsleiter Publikumsdienste ist für die Einleitung der notwendigen Massnahmen und deren Umsetzung seitens der Abteilung Publikumsdienste verantwortlich.
5. Ferien- und Gleitzeitsaldi und übrige Abwesenheiten
Aufgrund der Schalterpräsenzen erfolgt die Ferien- und Ablösungsplanung anhand eines Einsatzplanes. Mit Hilfe der Einsatzplanung 2007 konnten die im Zwischenbericht erwähnten Ferien- und Gleitzeitsaldo-Ansprüche (per 01.01.2006 ein Anspruch von Total 85 Arbeitswochen) nicht im gewünschten Mass vollständig abgebaut werden. Per Ende 2007 verbleibt ein Restsaldo von rund 15 Arbeitswochen, welcher als Ferien- und Gleitzeitsaldo-Guthaben ins Jahr 2008 übertragen werden muss. Im Normalfall sind die Mitarbeitenden Publikumsdienste (800 Stellenprozent) während einem Jahr gesamthaft rund 240 Arbeitstage (oder rund 50 Arbeitswochen; was einem Arbeitspensum von über 100 Stellenprozent entspricht) abwesend. Während dieser Zeit können mit der heutigen Organisation die Schalterpräsenzen innerhalb der Abteilung Publikumsdienste sichergestellt werden.
6. Ablösungen und Stellvertretungen / Öffnungszeiten Einwohnerkontrolle
Die Sicherstellung der Stellvertretungen/Ablösungen in der Abteilung Publikumsdienste stellen spezielle Rahmenbedingungen dar. Im Besonderen ist zu beachten, dass die sieben zeitgebundenen Bereiche während der Ansprechzeiten permanent zu besetzten, die Schalterkontakte generell nicht steuerbar und die aus einem Schalterkontakt entstehenden Arbeiten (z.B. Mutationen, Meldungen) grundsätzlich sofort zu erledigen sind. Des Weiteren sind die Aufgabengebiete und jeweiligen Anforderungen innerhalb der Bereiche Publikumsdienste sehr unterschiedlich. Andererseits können nicht alle Mitarbeitenden polyvalent eingesetzt werden. Die Mitarbeitenden sind dadurch an ihre Schalter „gebunden“.
Die Ansprechszeiten der Schalter Einwohnerkontrolle umfassen wöchentlich 32.5 Stunden. Diese teilen sich wie folgt auf eine Arbeitswoche auf; Montag bis Mittwoch, 09.00 – 12.00 und 13.30 – 17.00 Uhr / Donnerstag, 09.00 – 12.00 und 13.30 – 18.00 Uhr / Freitag, 09.00 – 12.00 und 13.30 – 16.00 Uhr. Mit den geltenden Präsenzzeiten wird der Kundschaft ein durchschnittlicher Dienstleistungs-Standard angeboten. Eine Ausdehnung der Präsenzzeiten, wie von den Kunden gewünscht, ist mit den momentan zur Verfügung stehenden Ressourcen (Informatik-Hilfsmittel, Bürogestaltung, Personal) nicht möglich.
7. Präsenz / notwendige Stellenprozente
Vor der Neuorganisation der Abteilung im Jahr 2005 verfügten die Bereiche über Total 750 Stellenprozent (inkl. Bestattungsamt, welches durch Mitarbeitende der Stadtpolizei geführt wurde). Seit dem 01.06.2007 verfügt die Abteilung Publikumsdienste über gesamthaft 650 Stellenprozent plus einer 50% Sozialstelle sowie über eine bis zum 31.10.2007 befristeten 100% Stelle.
Die für die Aufrechterhaltung der Dienstleistungen erforderliche Soll-Präsenz wird auf 820% berechnet.
8. Erwägungen
Die bestehende Organisation hat sich nach deren Einführung bewährt und ist beizubehalten. Die laufende Optimierung der Prozesse unter Einbezug von Informatik-Lösungen wird weiterhin angestrebt, so auch die weitergehende Förderung der bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Damit die zurzeit angebotenen Ansprech-Dienstleistungen sowie die weiteren administrativen Aufgaben gewährleistet werden können, sind aus heutiger Sicht von den errechneten (siehe Punkt 7.) 820 Stellenprozent im Minimum deren 800% zu besetzen. Bis zum Sommer 2008 wird dennoch geprüft, ob eine weitere Reduktion der Stellenprozente möglich ist.
Damit die Kontinuität und das Know-how der befristeten Stelle Sachbearbeiterin Publikumsdienste genutzt werden kann, ist beabsichtigt, das Arbeitsverhältnis mit der Stelleninhaberin beizubehalten. Dadurch werden der Abteilung Publikumsdienste zusätzliche Aufwendungen erspart.
Allfällige Beeinflussungen aus der Neuausrichtung der Direktion Öffentliche Sicherheit sind in diesem Bericht nicht berücksichtigt.
9. Finanzielle Auswirkungen
Im Jahre 2006 wurde im Zwischenbericht über die Neuorganisation der Abteilung Publikumsdienste mit Personalkosten von rd. CHF 652'000.- gerechnet. Die effektiven Personalkosten im Jahre 2006 fielen mit CHF 642'000.- um rd. CHF 10'000.- tiefer als erwartet aus.
Bei einer Weiterführung der befristeten Stelle „Sachbearbeiterin Publikumsdienste“ ist im Jahre 2007 mit Personalkosten von rd. CHF 651'000.- (budgetiert: CHF 675'000.-) zu rechnen (inkl. Teuerungzuschlag und automatische Stufenanstiege gegenüber dem Jahr 2006). Unter Annahme der automatischen Stufenanstiege sowie einer Teuerung von 1.5% auf der Lohnbasis 2007 rechnen wir für das Jahr 2008 mit gleich hohen Gesamtlohnkosten wie die-se effektiv im Jahre 2006 angefallen sind (rd. CHF 642'000.-).
Für die Weiterführung der bis 31.10.2007 befristeten Stelle „SachbearbeiterIn Publikumsdienste“ fallen im Jahr 2007 zusätzliche Kosten für die Monate November und Dezember von CHF 10’316.- an. Für diese Kosten ist ein Nachtragskredit erforderlich.
10. Einbezug Stabsdienste
Dieser Bericht und Antrag wurde den Stabsdiensten Controlling, Personaldienst und Rechtsdienst am 11.09.2007 zur Prüfung unterbreitet.
11. Stellungnahmen Stabsstellen
Dem Rechts- und Personaldienst wurde der Bericht und Antrag vorgelegt.
Die Weiterführung der befristeten Stelle um maximal ein weiteres Jahr - ohne Einbezug des Parlamentes - ist aufgrund der geschilderten noch nicht abgeschlossenen Reorganisation aus Sicht des Controllings vertretbar. Im Jahre 2008 entstehen keine Mehrkosten im Vergleich zu 2006 und 2007. Hingegen liegen die Besoldungskosten während der Dauer der befristeten Stellenbesetzung aufgrund der höheren Stellenzahl insgesamt noch leicht höher als bei der seinerzeitigen Organisation.
Beschluss:
1. Der Stadtrat nimmt von der Neuorganisation der Abteilung Publikumsdienste Kenntnis.
2. Die Stelle Sachbearbeiterin Publikumsdienste wird ab 01.11.2007 für ein Jahr befristet, in max. Lohnklasse 6 (25% z.G. 090.301 und 75% z.G. 101.301) und der dafür erforderliche Nachtragskredit von CHF 10'316.-- (zuzüglich Anteil 13. Monatslohn) bewilligt.
3. Die Direktion Öffentliche Sicherheit wird mit dem Vollzug beauftragt.
