1. Ausgangslage
Am 16. Februar 2004 hat der Stadtrat einen Nachtragskredit von Fr. 95'000.— für das Projekt "Strategische und betriebswirtschaftliche Ausrichtung Werkhof Olten", Phasen I und II, bewilligt. In diesem Kredit sind die Kosten für die Einführung einer Betriesbuchhaltung nicht vorgesehen, da deren Umfang noch nicht bekannt war.

2. Stand Phase I
In der Phase I wurden Vision und Leitbild entwickelt, Produktegruppen definiert sowie die verschiedenen Inventare erfasst.

3. Stand Phase II
Die Phase II ist in Bearbeitung. Seit anfangs 2005 wurden folgende Bereiche im Entwurf erarbeitet.

v Marktübersicht erfassen, Kundengruppen festlegen
v Konkurrenzanalyse: Stärken-/Schwächenprofil erstellen
v Marketing: Meinungsumfragen, Marketingstrategie, Auftritt
v Organisation und Management entwickeln und verbessern
v Risikoanalyse erstellen

Die verschiedenen Kapitel müssen noch zu einem Schlussbericht zusammengefasst werden. Wegen fehlenden Personalressourcen konnte das ursprünglich gesetzte Zeitprogramm nicht eingehalten werden. Nachdem nun auch die Aufgaben des Werkhof-Sekretariates in den Arbeitsprozess der administrativen Leitung Werkhof integriert sind, können die Arbeiten für den Schlussbericht nach den Frühlingsferien wieder in Angriff genommen werden. Bei optimalem Verlauf kann mit dem Schlussbericht im Sommer 2006 gerechnet werden. Unabhängig davon muss nun die vorgesehene Betriebsbuchhaltung projektiert und nach Möglichkeit auf 1. Januar 2007 eingeführt werden.

4. Phase III Betriebsbuchhaltung
Über die Höhe der Folgekosten für mögliche Erweiterungen der EDV für die Einführung einer Betriebsbuchhaltung (Bebu) konnte zum Zeitpunkt des Kreditbegehrens noch nichts ausgesagt werden. Wichtig war aber von vornherein, dass eine Bebu Werkhof ins neue Dialog-Programm (neue Software Kostenrechnung) der Finanzverwaltung zu integrieren ist.

Die Übernahme des Werkhof-Sekretariates hat nun die Dringlichkeit dieser Arbeiten aufgezeigt. So weist das vorhandene Rapportsystem Ungenauigkeiten auf und ist nicht sehr bedienungsfreundlich (umständliche Auswertungen). Weiter soll die Möglichkeit geprüft werden, auch die Abfallrechnung ohne zusätzliches „Abuwin-Programm“, allenfalls auch für Drittgemeinden, in die Bebu einzubauen.

Aus diesem Grund haben erste Gespräche mit den Verantwortlichen der Finanzverwaltung stattgefunden. An der Besprechung vom 24. Februar 2006 zwischen Mario Schenker, Adolf Schmid, Urs Kissling, Renate Schwitter und Herrn Vollenweider, VIS Consulting AG, Buttwil wurden die Bedürfnisse an eine Bebu konkretisiert.

5. Erwägungen
In einem Vorprojekt sollen nun die Vorgaben für die Bebu definiert und die vorhandenen Unterlagen gesichtet werden. Im Anschluss wird Herr Vollenweider eine Offerte für die Einführung der Betriebsbuchhaltung ausarbeiten.

Geplant sind dafür 4 Sitzungen à 2,5 Stunden mit Herrn Vollenweider (externer Begleiter EDV-Software), Urs Kissling und Renate Schwitter unter späterem Beizug der Herren Mario Schenker und Adolf Schmid. Ergänzend dazu ist zudem 1 Sitzung à 2 Stunden des Kernteams (Urs Kissling, Hanspeter Oertig, Renate Schwitter und Erich Leimgruber) mit dem Berater des ganzen Projektes, Herrn Bruno Sternath vorgesehen.

6. Finanzielle Auswirkunen
Für diese Vorbereitungsarbeiten ist mit folgenden Kosten zu rechnen (exkl. Mehrwertsteuer):

Honorar Berater Bebu 10 Stunden à Fr. 180.00 Fr. 1'800.00
Spesen Fr. 480.00
Honorar Berater Sternath 2 Stunden à Fr. 180.00 Fr. 360.00
Total Fr. 2'640.00
7,6 % MwSt. Fr. 200.00
Total inkl. MwSt. Fr. 2'840.00

Die Kosten für die Vorbereitung der Phase III „Einführung der Betriebsbuchhaltung“ sind im Kredit des Projektes „Betriebswirtschaftliche Ausrichtung des Werkhofes“ nicht enthalten. Es ist daher ein Nachtragskredit erforderlich.


Beschluss:

1. Der Weiterarbeit zur Einleitung von Phase III wird im Sinne des Antrages zugestimmt.
2. Zugunsten Konto 622.503.04 "Ermittlung strategische Ausrichtung, Raumbedarf" wird für das Vorprojekt „Einführung Bebu“ ein Nachtragskredit von Fr. 2’840.— inkl. MwSt. bewilligt.
3. Die Baudirektion wird mit dem Vollzug beauftragt.