1. Ausgangslage

In der Finanzverwaltung sieht eine Mitarbeiterin Mutterfreuden entgegen. Sie wird deshalb voraussichtlich ab Mitte Februar 2017 oder Anfang März 2017 für 4 Monate (Mutterschaftsurlaub) ausfallen.
Nach dem Mutterschaftsurlaub wird sie die Arbeit wieder aufnehmen, jedoch das Pensum von heute 60% auf 40% reduzieren. Die Finanzverwaltung möchte der Mitarbeiterin, auch aufgrund der bisher erbrachten Arbeitsleistungen, den Wiedereinstieg nach dem Mutterschaftsurlaub mit einem Homeworking von 10% und einer „Vor-Ort-Arbeit“ von 30% ermöglichen. Aufgrund des nochmals reduzierten Pensums muss sich die Finanzverwaltung mit einer Überarbeitung der betrieblichen Abläufe innerhalb der Abteilung frühzeitig auseinander setzen.
Mit der erneuten Kürzung von 20 Stellenprozenten hat die Finanzverwaltung seit dem Jahr 2011 die Pensen um 120 Stellenprozente (-21%) trotz den hohen Anforderungen und der zunehmenden Komplexität von HRM2 reduziert. Damit diese Pensensenkung die ordentliche Auftragserfüllung und die zu erledigenden Arbeiten nicht gefährdet, sind jedoch organisatorische sowie personelle Massnahmen zu ergreifen. Die Finanzverwaltung schlägt deshalb vier organisatorische und personelle Massnahmen vor.

2. Massnahmen

a. Flexibilisierung der Öffnungszeiten der Finanzverwaltung
Wie jede andere Dienststelle hat auch die Finanzverwaltung ihre Büros während den üb-lichen Schalteröffnungszeiten besetzt zu halten. Diese sind üblicherweise von 09:00 – 12:00 Uhr sowie 13:30 – 17:00 Uhr (Freitags 16:00 Uhr)
Der externe Kundenkontakt der Finanzverwaltung (ohne Schalter Steuerverwaltung / Stadtkasse) beschränkt sich nahezu auf das Einreichen von Antragsformularen zur Schulzahnpflege oder Fragen zu Lohnabrechnungen. Pro Woche kommt es so zu 7-8 Kontakten.
Aufgrund der Stellenreduktion ist nun vor allem an den Nachmittagen die Besetzung der Büroräumlichkeiten nicht mehr zu jeder Zeit gewährleistet. Erschwerend kommt hinzu, dass vor allem während den Ferienzeiten durch die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen eine permanente Besetzung des Büros nicht mehr gewährleistet werden kann.
Zur Milderung der reduzierten Anwesenheiten soll für die Finanzverwaltung eine offizielle Bürozeit von jeweils an Nachmittagen nur noch bis 16.00 Uhr gelten. Für den Mittwochnachmittag sind die Öffnungszeiten der Finanzverwaltung bis 16.00 Uhr durch den Finanzverwalter, den Finanzverwalter-Stv. oder die Mitarbeiterin Lohn sicherzustellen.


b. Effizienz- und Konfortsteigerungen durch die Einführung von E-Beleg.
Aktuell wird im heutigen Verarbeitungsprozess der Rechnungen (Kreditoren) immer noch auf eine physische Belegverarbeitung gesetzt. Dabei werden die visierten Rechnungen manuell eingegeben und dann konten- und jahresgerecht in die einzelnen Ordner abgelegt. Insbesondere das Ablegen der Belege erfordert viel Zeit und bringt heute keinen Mehrwert.
Mit der Einführung von „E-Beleg“ werden die visierten Kreditoren-Rechnungen im Rahmen der Belegerfassung mit einem Barcode eingescannt und bei den jeweiligen Rechnungspositionen im System angeheftet.
Durch diesen Prozessschritt entfällt eine künftige konten- und jahresgenaue Ablage. Die Belege werden „nur“ noch aufgrund des Erfassungsdatums in einer Kartonkiste archiviert.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Direktionen, welche heute im Buchhaltungssystem nur die einzelnen Konten abfragen konnten, für eine Rechnungskopie jedoch auf die Finanzverwaltung mussten, finden nun den abgelegten Beleg direkt bei der Buchung.
Zusätzlich sind mit E-Beleg alle gestellten Rechnungen (Debitorenrechnungen) im System als PDF-File hinterlegt. Ein mühsames Durchklicken für Abfragen im Debitorensystem entfällt somit ebenfalls.

c. Vertretung während des Mutterschaftsurlaubes.
Die Finanzverwaltung hat sich zum Ziel gesetzt, die Abwesenheit während des Mutterschaftsurlaubes ohne Stellvertretung zu bewältigen.
Dies aufgrund der gemachten Erfahrungen, dass die Einführung einer externen Person für einen viermonatigen Ersatz zu aufwändig und zu teuer ist. Für die Arbeiten im Rahmen des Jahresabschlusses 2016 wird die Finanzverwaltung auf andere Mitarbeiterinnen zurückgreifen können.
Sollten sich durch diese Zusatzaufwände hohe Gleitzeitsalden ergeben, wird die Finanzverwaltung die Auszahlung der zusätzlichen Stunden beantragen. Aufgrund des reduzierten Pensums sollte dies ohne Nachtragskredit möglich sein.

d. Neueinstufung
Mit der Pensenreduktion werden zusätzliche Arbeiten aus dem Hauptbuch an eine weitere Mitarbeiterin übertragen. Dies sind insbesondere Arbeiten im Bereich des Jahresabschlusses HRM2 (Geldflussrechnung, Eigenkapitalnachweis, etc.). Diese zusätzlichen Leistungen gilt es zu honorieren. Die Finanzverwaltung beantragt deshalb, die Mitarbeiterin ebenfalls als Hauptbuchhalterin in Lohnklasse 16 einzustellen.

3. Finanzielle Auswirkungen

Für die Einführung von E-Beleg muss für die Erstinstallation von rund 13‘000 Franken ausgegangen werden. Die jährlich wiederkehrenden Lizenzkosten werden rund 2‘600 Franken pro Jahr betragen. Die aktuellen Kopierer, welche ebenfalls eine Scanfunktion besitzen, genügen den Anforderungen für das Einscannen. Eine separate Anschaffung von Hardware wird deshalb hinfällig.
Mit den nun vorzunehmenden Anpassungen werden sich im Jahr 2017 die Nettokosten um rund 10‘000 Franken reduzieren, in den Folgejahren um rund 20‘000 Franken.

Beschluss:

1. Die Öffnungszeiten für die Finanzverwaltung (ohne Steuerverwaltung / Stadtkasse) gemäss Punkt 2a werden genehmigt. Die Umsetzung erfolgt per 1. Januar 2017.
2. Die Neueinstufung einer Mitarbeiterin der Finanzdirektion per 1. Januar 2017 in die Lohnklasse 16 wird genehmigt.
3. Das Projekt Einführung E-Beleg sowie ein Nachtragskredit von Fr. 14‘300 Franken zu Gunsten des Kontos 0224.3120.00 werden unter Vorbehalt der Genehmigung des Budgets 2017 durch das Parlament genehmigt.
4. Der Rechts- und Personaldienst wird beauftragt, Richtlinien betreffend Homeworking zu verfassen.
5. Die Direktionen Finanzen und Informatik und Präsidium werden mit dem Vollzug beauftragt.