1. Ausgangslage

Gemäss Art. 19 Personalreglement der Einwohnergemeinde der Stadt Olten (PR; SRO 131) sowie Art. 14 Abs. 1 Personalverordnung der Einwohnergemeinde der Stadt Olten (PV; SRO 131.1) gilt in der Stadtverwaltung grundsätzlich das Arbeitsmodell der Jahresarbeitszeit, mit der Folge, dass der Zeitraum für die Abrechnung der Arbeitszeit über ein ganzes Jahr dauert (Art. 1, Anhang 1 zur PV). Der/die Arbeitnehmende ist demnach innerhalb einer definierten Zeitperiode von 365 Tagen prinzipiell frei über seine/ihre Arbeitszeit zu bestimmen. Nebst Einschränkungen aufgrund offiziellen Öffnungs- bzw. Ansprechzeiten gemäss Art. 15 PV sowie dem vorgegebenen Arbeitszeitrahmen von Art. 16 PV wird die Freiheit aber zusätzlich eingeschränkt. Art. 14a Abs. 1 PV bestimmt nämlich, dass am Ende der einjährigen Abrechnungsperiode lediglich ein Saldo von maximal 100 Plus- oder Minusstunden auf die neue Abrechnungsperiode übertragen werden kann. Gemäss Abs. 2 verfällt das übrige Zeitguthaben. Bei mehr als 100 Minusstunden besteht anderweitiger Handlungsbedarf, der aber hier nicht abgehandelt werden soll.

Aufgrund der hohen Arbeitslast konnte diese Regelung nicht in jedem Fall eingehalten werden und es wurden vereinzelt mehr als 100 Stunden Gleitzeitsaldo auf das neue Jahr übertragen. Per 31. Juni 2016 wiesen insgesamt 7 Personen jeweils mehr als 100 Überstunden aus mit einem Gesamtsaldo von rund 2‘600 Stunden.


2. Erwägungen

2.1 Allgemeines

Eine hohe Anzahl Plusstunden bergen eine grosse Gefahr für den Arbeitgeber, da bei einem Austritt der entsprechenden Person das Zeitguthaben selten kompensiert werden kann, so dass entweder eine Auszahlung erfolgen muss oder der/die Austretende vorzeitig geht, mit der Folge, dass die Stelle eine gewisse Zeit vakant bleiben muss.

Grosse Plussaldi haben aber auch noch weitergehende unangenehme Folgen. Gemäss den neuen Rechnungslegungsvorschriften nach HRM2 müssen für die Überstunden Rückstellungen gebildet werden, welche die laufende Rechnung belasten. Eine solche Rückstellung in der Höhe von Fr. 1 Mio. musste mit der Rechnung 2015 gebildet werden.

Auf die in der Lehre abgehandelten Probleme, denen eine grosse Anzahl von Überstunden in der Regel zugrunde liegt, wird an dieser Stelle lediglich hingewiesen.

Um solche Gefahren zu bannen, wurden bei der Einführung des Jahresarbeitszeitmodells Richtlinien zur korrekten Handhabung erlassen (Anhang 1 zur Personalverordnung: Arbeitszeitmodell der Jahresarbeitszeit in der Stadtverwaltung Olten). Gemäss den Grundsätzen in Art. 2 des Anhangs 1 wird mit dem Jahreszeitmodell die Beschränkung der Überzeit auf ein Minimum angestrebt. Zur Durchsetzung dieses Grundsatzes enthält u.a. Art. 8 des Anhangs eine Ampelsteuerung, welche die Bewilligungszuständigkeiten für Plusstunden, je nach Höhe der Abweichung von den Sollstunden, festlegt. Damit soll erreicht werden, dass die Anzahl Plusstunden von den jeweiligen Vorgesetzten gesteuert werden und somit nicht ins Uferlose abdriften. Denn bei Jahresarbeitszeiten ist das Äufnen von Plus-
sowie Minusstunden normal und solange es einen definierten Rahmen nicht überschreitet, auch unproblematisch.


2.2 Schlussfolgerungen für die Stadtverwaltung

Aus den dargelegten Gründen möchte der Stadtrat den Grundsatz von Art. Art. 14a Abs. 1 PV konsequent angewendet wissen. Dafür bedarf es aber vorab eine Flurbereinigung, damit alle ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr als 100 Stunden Gleitzeitsaldo aufweisen. Eine Auszahlung aller Gleitzeitsaldi > 100 würde aber den Rahmen des Machbaren sprengen. Zudem gilt es den Grundsatz der primären Kompensation von Überstunden gemäss Art. 16e PV zu beachten. Aus betrieblichen Gründen kann jedoch ab einer gewissen Höhe eine Kompensation nicht mehr verantwortet werden. Insbesondere die Sozialregion würde von einer kurzfristigen Umsetzung der Regelung schwer getroffen. Aus diesem Grund wird die Grenze der tragbaren Kompensation, in Absprache mit der Direktionskonferenz auf 42h festgelegt. Dies entspricht einer Wochenarbeitszeit bei einem 100% Pensum. Die Frist für die Umsetzung dieser Massnahme wird unter Berücksichtigung der Arbeitslast der betroffenen Direktionen, sowie deren derzeitigen personellen Ressourcen auf den 31. Dezember 2017 gelegt.

Per 30.6.2016 weisen sechs Personen einen Plusstundensaldo < 142h auf.


3. Finanzielle Auswirkungen

Gemäss obiger Auflistung belaufen sich die Kosten einer solchen Einmalauszahlung auf CHF 76‘740.90, inkl. Sozialnebenkosten. Das Resultat 2016 wird durch diese Auszahlung nur teilweise belastet, da für die gesamten ausgewiesenen Plusstunden der Stadtverwaltung Rückstellungen bereits per Ende 2015 gebildet wurden. In einem Fall konnte man für die Plusstunden keine Rückstellungen machen, mit der Folge, dass ein Nachtragskredit in der Höhe von Fr. 38‘335.00 notwendig wird.


4. Zuständigkeit

Für die Auszahlung von Überstunden bedarf es bis zum Betrag von Fr. 2‘000.00 die Einwilligung des zuständigen Stadtrates/ der zuständigen Stadträtin. Ab dem Betrag von Fr. 2‘000.00 ist der Gesamtstadtrat zuständig. Zwei der oben aufgeführten Personen haben ein Saldo aus Plusstunden von weniger als Fr. 2‘000.00 zu Gute. Dennoch sollen diese aus verfahrenökonomischen Gründen im Rahmen dieses Beschlusses abgehandelt werden.

5. Vereinbarung

Mit sämtlichen betroffenen Mitarbeitern wurde eine Vereinbarung über die Auszahlung des Gleitzeitsaldo > 142h unterschrieben.

Beschluss:

1. Die Auszahlungen der Gleitzeitsaldi < 142 h per 30. Juni 2016 mit dem Gesamttotal von Fr. 76‘740.90 inkl. Sozialnebenkosten von 10% werden genehmigt.

Die Auszahlung erfolgt mit dem Dezemberlohn 2016.

2. Der Nachtragskredit zu Gunsten Konto Nr. 0224.3010.00 in der Höhe von Fr. 38‘335.00 wird genehmigt.

3. Die Vereinbarungen mit den oben aufgeführten sechs Personen werden genehmigt.

4. Die Finanzdirektion wird zusammen mit dem Rechts- und Personaldienst mit dem Vollzug beauftragt.