Ausgangslage

Die aktuelle Stelleninhaberin der Funktion Sachbearbeiterin Personal-administration mit einem Pensum von 30% hat per 31.12.2015 gekündigt. Das kleine Pensum führte in der Vergangenheit mehrmals zu Problemen. Einerseits ist die Anwesenheit der Mitarbeiterin an 1.5 Tagen für die wichtige Funktion mit Aussenwirkung sehr tief. Zweitens ist das Arbeitsaufkommen höher als das Pensum und insbesondere wegen den Pensenmeldungen, der Ein- und der Austritte von Lehrpersonen in den Monaten von April bis August besonders hoch (ca. 60% Anwesenheit erforderlich), was dazu führt, dass die Mitarbeiterin in den restlichen Monaten Überstunden kompensieren muss.

Die BISPO-Leitung ist sich bewusst, dass das kleine Pensum zu internen und externen Schwierigkeiten geführt hat. Die knappe Anwesenheit bzw. das kleine Pensum führt bei verschiedenen Schnittstellen (VSA, Direktion Finanzen/Lohnbuchhaltung, Personal-/Rechtsdienst, Schulleitungen, Lehrpersonen und den Schuldiensten) wiederholt zu Verzögerungen. Anfragen können nicht innert nützlicher Zeit bearbeitet bzw. beantwortet werden. Dies schadet der Aussenwirkung der Schuldienste und insbesondere der Schulen Olten bzw. der Stadt Olten als Arbeitgeberin.

Erwägungen

Geprüft wurde einerseits eine Erhöhung des Pensums auf 40% mit dem Ziel die bisherigen Aufgaben schneller erledigen zu können und eine höhere Erreichbarkeit zu schaffen. Diese Aufstockung des administrativen Pensums würde die Quantität verbessern, hätte jedoch weiterhin Mängel in der Qualität.

Ziel der Direktion Bildung und Sport ist es, dass die neue Stelle zusätzliche Kompetenzen im Bereich GAV hat und ab 01.01.2016 die neue Aufgaben vom Kanton übernimmt. Aufgrund des neuen kantonalen Finanzausgleichs (Staatsbeitragswesen – Schüler- und Lektionspauschalen), des kantonalen Sparpakets und damit auch der Neuorganisation des Volksschulamtes übernehmen die Schulträger diverse Aufgaben vom Kanton (u.a. den gesamten Stell-vertretungsprozess). Die Übernahme der zusätzlichen Aufgaben sowie die Abwicklung von Zwischen- und Arbeitszeugnissen, welche bisher eine andere Mitarbeiterin der Schuldienste erledigte, sollen auch dazu führen, dass die Schnittstellen im Bereich Personal innerhalb der Stadtverwaltung, mit den Schulleitungen und mit dem VSA verbessert werden können. Damit entlastet die Funktion qualitativ die Direktionsleitung und den Personal- und Rechtsdienst. Schwierige Personalfälle und den Bereich Sozialversicherungen übernehmen weiterhin der Personal- und Rechtsdienst.

Die Stelle soll per 1. Januar 2016 unbefristet zur Wiederbesetzung freigegeben werden. Von den bewilligten 6.30 Stellen der Direktion sind aktuell nur 5.50 Stellen besetzt. Mit dem Beschluss sind ab 01.01.2015 5.70 Stellen von den bewilligten 6.30 Stellen besetzt.

Finanzielle Auswirkungen

Anstelle der 30% in der Lohnklasse 11 werden neu 50% in der Lohnklasse 16 beantragt. Gemäss den Querschnittsdienstleistern ergeben sich für die neue Funktion auf der Altersbasis 25 und 22 anrechenbaren Jahren (47 Jahre alt, gleich alt wie aktuelle Stelleninhaberin) folgende Mehrkosten:

Bisher: 30% Lohnklasse 11 = Fr. 27‘000
Neu: 50% Lohnklasse 16 = Fr. 43‘000

Differenz: Fr. 16‘000

Dies führt im 2016 zu folgenden Mehrkosten:

2190.3010.00 Besoldung Fr. 16‘000
2190.3930.99 Sozialleistungen (20%) Fr. 3‘200

Total: Fr. 19‘200


Diese Stelle hat eine wichtige Aussenwirkung, mit dem erhöhten Pensum verbessert sich die Reaktionszeit und die Stelle entlastet qualitativ die Direktionsleitung und den Personalbereich der Stadt Olten.

Beschluss:

1.Die neue Stelle Personalfachperson Bildung und Sport 50% in Lohnklasse 16 wird per 01.01.2016 unbefristet zur Wiederbesetzung freigegeben.

2.Die Direktion Bildung und Sport sowie der Personaldienst werden mit dem Vollzug beauftragt.