1. Ausgangslage

Die Frankiermaschine der Stadt Olten (Modell FRAMA Mailmax) ist 10 Jahre alt. Gemäss Hersteller beträgt die durchschnittliche Lebenserwartung unseres Frankiersystems ca. 8 Jahre. Innerhalb des letzten Jahres ist die Frankiermaschine der Stadt Olten vier Mal ausgefallen. Die letzte Reparatur im Juni 2015 kostete CHF 647.00. Gemäss Servicetechniker kann auch nach dieser letzten Reparatur nicht garantiert werden, dass die Frankiermaschine wieder einwandfrei funktionieren wird. Die Stadt Olten ist darauf angewiesen, dass die ausgehende Post täglich frankiert und verschickt werden kann. Um diese Dienstleistung sicherzustellen muss so rasch als möglich eine neue Frankiermaschine angeschafft werden.

Bei der Frankiermaschine der Stadt Olten handelt es sich noch um ein analoges Frankiersystem. Die Swisscom hat per 2017 das Ende der analogen Internet Verbindungstechnologie angekündigt. Dies bedeutet, dass spätestens auf diesen Termin hin, alle analogen Frankiersysteme gezwungenermassen durch digitale Modelle ersetzt werden müssen. Die Abteilung Publikumsdienste hat den Ersatz der Frankiermaschine deshalb erst für das Budget 2017 geplant.

2. Erwägungen

2.1 neue Frankiermaschine

Der Ersatz für das alte Gerät ist eine neue Frankiermaschine. Die Publikumsdienste haben die Offerten der zwei führenden Anbieter in der Schweiz, Neopost und FRAMA miteinander verglichen.
Der Offerten-Vergleich zeigt, dass die Frankiermaschinen von Neopost und FRAMA gleich-wertig sind. Die niedrigen Unterhaltskosten und die tieferen Servicekosten beim Modell von FRAMA sind stärker zu gewichten als der geringfügig tiefere Anschaffungspreis beim Modell von Neopost. Die FRAMA-Frankiermaschine ist deshalb zu favorisieren.

2.2 Auslagerung der Frankatur

Als Alternative zur Frankiermaschine wurde die Dienstleistung „Frankieren Post“ der schweizerischen Post geprüft.

Der Vergleich der beiden Varianten hat gezeigt, dass eine Auslagerung der Frankierung nicht rentiert und teurer ist als wenn die Stadtverwaltung die Frankierung selbst ausführt. Daher lohnt es sich, eine neue Frankiermaschine anzuschaffen.  

3. Kosten für die Anschaffung einer neuen Frankiermaschine

Verkaufspreis: CHF 4‘150.00
Servicevertrag mtl.: CHF 55.00

Auf Grund der getroffenen Abklärungen und Offerteingaben ist ein Nachtragskredit von CHF 4‘150.00 zu Gunsten Konto Nr. 029.311.01 Büromaschinen, Geräte erforderlich. Der Servicevertrag läuft wie bisher über die Kostenstelle 029.315.01 Unterhalt Geräte. Dafür ist kein Nachtragskredit erforderlich.


Beschluss:

1. Der Stadtrat bewilligt für die Ersatzbeschaffung der Frankiermaschine FRAMA einen Nachtragskredit von CHF 4'150.00 zu Gunsten Konto 029.311.01 Büromaschinen, Geräte.

2. Die Direktion Öffentliche Sicherheit wird mit dem Vollzug beauftragt.