1. Ausgangslage
Für das städtische Personal, inkl. Stadtpolizei kommen derzeit zwei unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Anwendung:
Im Werkhof und bei der Stadtpolizei wird das System Zeitwirtschaft presento.pro verwendet. Ein Produkt einer Schweizer Firma namens Zeit AG, welche in Sursee ihren Geschäftssitz hat und die Bedürfnisse der verantwortlichen Administratoren und eines modernen Personalcontrollings erfüllt. Zudem gewährleistet die Firma einen Support, der von den verantwortlichen Personen geschätzt wird. Für diese Dienstleistung, sind jährliche Wartungsgebühren in der Höhe von CHF 3‘216.00 geschuldet (für 40 Lizenzen der Polizei CHF 1‘500.00 und für 60 Lizenzen des Werkhofs CHF 1‘716.00).
In der restlichen Stadtverwaltung wird das System Clockwork verwendet. Dieses System stammt aus einer österreichischen Firma und ist relativ umständlich zu handhaben. Grundsätzlich ist es darauf ausgelegt lediglich die jeweilige Zeit zu erfassen. Eine entsprechende Ferien- oder Überzeitkontrolle wird derzeit kaum gemacht und müsste mit zusätzlichem personellem sowie finanziellem Aufwand zuerst programmiert und installiert werden. Diesbezügliche Nachfragen in Österreich sind seit mehreren Wochen pendent und blieben auch nach mehrmaligem Nachfassen unbeantwortet. Die statistischen Zahlen, welche im Rechnungsbericht erscheinen, müssen von Hand zusammen getragen werden. Ein minimales zentrales Personalcontrolling betreffend Abwesenheits-, Überzeit- und Feriensaldo ist unter diesen Umständen nicht möglich. Zudem können die Personaldaten (Zeiterfassungsblätter) nicht in der Stadtverwaltung gespeichert werden. Informationen über ausgetretene Personen müssen in Österreich beantragt werden, wobei nicht sicher ist, ob die gesetzlich vorgeschriebene 10 jährige Aufbewahrungspflicht in jedem Fall eingehalten werden kann. Da es sich hierbei um Personaldaten handelt, stellen sich diesbezüglich auch datenschutzrelevante Fragen. Das System Clockwork hat auf den ersten Blick sehr geringe Wartungskosten in der Höhe von jährlich Euro 689.00 für 130 Lizenzen.
Derzeit ist die Zeiterfassung dezentral organisiert. Das bedeutet, dass jede Direktion mehr oder weniger selbständig die Regeln für die Zeiterfassung festlegt bzw. entgegen den Regeln die Zeit erfasst. Ein- und Austritte werden ebenfalls dezentral erfasst. Bei einer Stichprobenkontrolle wurde festgestellt, dass auf der Personalliste Personen aufgeführt sind, die nicht mehr in einem Anstellungsverhältnis zur Stadt Olten stehen. Die Direktionskonferenz ist sich dieses Dilemmas bewusst und wünscht Abhilfe.
2. Erwägungen
Eine moderne Verwaltung muss ein minimales Personalcontrolling führen, um zumindest die gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich Einhaltung der Arbeitszeit und des Ferienbezugs zu gewährleisten. Das Zeiterfassungssystem sollte in der Lage sein, Statistiken und periodische Saldoübersichten auf Knopfdruck zu generieren und auszudrucken. Desweiteren muss das System gewährleisten, dass die Personaldaten während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sicher gespeichert sind. Bei Missachtung dieser Obliegenheit kann es zu Lohnnachzahlungen und Bussen kommen.
Mit der Einführung von HRM2 werden sich die Anforderungen an das Zeiterfassungssystem erhöhen, da Überstunden und Ferienguthaben zu aktivieren sind. Das hat zur Folge, dass eine Übersicht der entsprechenden Saldis jederzeit abrufbar sein muss, um die entsprechende Bewirtschaftung zu gewährleisten.
Aus diesen Überlegungen hinaus empfiehlt sich ein einheitliches Zeiterfassungssystem, welches zentral durch den Personaldienst organisiert und bewirtschaftet wird. Dies umfasst Kontoeröffnung bzw. Kontoschliessung aufgrund Ein- und Austritt, Festlegung der Tagespläne aufgrund des Pensums, Mutationen infolge Vertragsänderungen etc. Der Personaldienst hat die entsprechenden Informationen, um die Personalliste jederzeit aktuell zu halten. Zeitkorrekturen sollen hingegen weiterhin dezentral bei den Direktionen erfolgen, da dies am effizientesten erscheint. Um den Zeitaufwand für nachträgliche Korrekturen zu minimieren, sollen planbare Abwesenheiten, wie bspw. Ferien, Kursbesuche etc. durch den Mitarbeiter vorgängig in Eigenverantwortung eingegeben werden können.
Zudem soll der Personaldienst im Sinne eines minimalen Personalcontrollings zu Handen der Direktionsleitungen periodische Saldoübersichten über Ferien- und Überstundenguthaben ausdrucken und bei Bedarf mit den Direktionsleitungen besprechen.
Die Direktionskonferenz hat an ihrer Sitzung vom 8. Mai 2015 das Thema besprochen und eine Neuanschaffung, bzw. Erweiterung des bestehenden Zeiterfassungssystem der Zeit AG einstimmig befürwortet sowie einer zentralen Bewirtschaftung im oben genannten Sinn zugestimmt.
3. Finanzielle Auswirkungen
Anschaffungskosten:
Das Angebot der Zeit AG über die Einführung von 150 Lizenzen des Produktes presento.pro, abzüglich der Gutschrift der bestehenden Lizenzgrössen der Stadtpolizei beträgt CHF 14‘450.40 inkl. MwSt. Dazu kommen einmalige Installationskosten für den Terminal in der Höhe von CHF 884.10 inkl MwSt. Total betragen die Anschaffungskosten somit CHF 15‘334.50. Darin enthalten sind auch Schulungskosten für die Key-User des Personaldienstes.
Damit das System per 1. Januar 2016 scharf läuft, bedarf es einer gewissen Vorbereitungszeit, weshalb ein neues Zeiterfassungssystem noch in diesem Jahr angeschafft werden müsste. Aufgrund nicht vorhandenem Budgetkredit bedarf es dafür einen Nachtragskredit in der entsprechenden Höhe.
Periodische Wartungskosten:
Der Wartungsvertrag Basic kostet für die gesamte Verwaltung, inkl. Werkhof, also über 210 Lizenzen CHF 1‘940.85 inkl. MwSt. Trotz mehr Lizenzen (210) sind diese Kosten, Dank entsprechenden Verhandlungen, tiefer als die bisherigen Wartungskosten für die 40 Lizenzen der Polizei sowie 60 Lizenzen des Werkhofs. Zudem fallen die Wartungsgebühren der Clockwork weg, da der Wartungsvertrag mit dieser Firma gekündigt wird.
Aufgrund der Anschaffung im Jahr 2015, fallen in diesem Jahr anteilsmässige Wartungsgebühren im Umfang von CHF 646.95 inkl. MwSt. an.
Beschluss:
1. Für eine zentrale moderne Zeiterfassung wird Zeitwirtschaft presento.pro der Zeit AG für netto CHF 14‘450.40 per 2015 angeschafft.
2. Der Personaldienst wird beauftragt die Zeiterfassung gemäss den obigen Erwägungen zentral zu organisieren und bewirtschaften.
3. Für die Neuanschaffung inkl. Installation eines neuen Terminals wird ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF. 15‘334.50 zu Gunsten Kto. Nr. 025.311.02 bewilligt.
4. Für die Wartung im laufenden Jahr wird ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 646.95 zu Gunsten Kto. Nr. 025.315.01 bewilligt.
5. Die Direktion Präsidium wird mit dem Vollzug beauftragt. Die Anschaffung und Installation erfolgt unter der fachlichen Verantwortung der Finanzdirektion.
