1. Ausgangslage
Mit Beschluss vom 29.11.1999 hat der Stadtrat den Zuschlag für die Fotokopiergeräte an die Firma Fritz Schumacher AG mit dem günstigsten Angebot erteilt. Der Mietvertrag für die Dauer von 48 Monaten ist per Ende Jahr 2003 abgelaufen und wurde anschliessend für ein Jahr zu günstigen Bedingungen verlängert. Verschiedentlich wurde festgestellt, dass in unserer Stadtverwaltung generell zu viele Drucker bzw. Fotokopiergeräte eingesetzt werden. Eine wirtschaftlichere Lösung ist darum zwingend anzustreben. Die Direktion Finanzen und Informatik hat deshalb mit der Firma Fritz Schumacher AG (Lieferant der Fotokopiergeräte) ein neues Druckerkonzept für die Einwohnergemeinde Olten erstellt und den Vorteil einer vernetzten Lösung auch während einigen Monaten testen können.
2. Evaluation und Auftragsvergabe
Aufgrund der gemachten Erfahrungen und bei Berücksichtigung einer zeitgemässen Office-Lösung beantragt die Direktion Finanzen und Informatik nach Rücksprache mit der Direktionskonferenz folgende Änderung des Kopier- bzw. Druckerkonzeptes:
a) Einsatz von 16 bestehenden Geräten zu günstigen Konditionen
Aufgrund des Kopiervolumens und des Gerätezustandes sind bisher im Einsatz stehende Geräte für Finanzverwaltung, Steuerverwaltung, Stadtkanzlei, Sozialamt, Werkhof, Jugendbibliothek, Schulzahnklinik, Stadtarchiv, Stadtbibliothek, Orts-Kp, Stadttheater, Hist. Museum, Logopädie, HPS, Musikschule weiterhin mit Vollservice einsetzbar.
b) 8 neue, leistungsfähigere Kopier- und Multifunktionssysteme für Schulen
Dies rechtfertigt sich aufgrund des höheren Nachfragebedarfs. Die Kopierer werden vorderhand noch nicht vernetzt, da der ICT-Betrieb erst kürzlich gemäss dem ausgearbeiteten Konzept angelaufen ist und die entsprechenden Drucker installiert sind.
c) Neues Druckkonzept mit Vernetzung der Digitalkopierer
Dafür sind 12 bis 15 neue, leistungsfähigere Digitalkopierer für die Verwaltung (zwei davon mit Farbintegration) vorgesehen. Diese sollen – nach Rücksprache mit den zuständigen Direktionen - auf die einzelnen Stockwerke verteilt und neu mit den PC-Arbeitsplätzen vernetzt werden.
3. Finanzielle Auswirkungen
Mit der Vertragsverlängerung für die bisherigen Geräte um 1 Jahr konnte im abgelaufenen Jahr bereits eine Einsparung von rund Fr. 30'000.-- verbucht werden. Mit dem vorgeschlagenen Geräte-Mix aus bestehenden und neuen, leistungsfähigeren Mehrfunktionsgeräten soll das Preis-/Leistungsverhältnis für Drucker/Kopierer besser werden, weil bestehende Drucker nicht mehr ersetzt werden müssen und somit bisherige Kosten für Druckerwartung und Reparaturen wegfallen.
Die Mietkosten für die neuen Geräte betragen rund Fr. 77'000.-- pro Jahr zuzüglich MWSt. Nach der Installation der Drucker/Kopierer kann sich dieser Betrag je nach Modellwahl und Anzahl noch leicht verändern.
Aufgrund der zunehmenden Anforderungen im Schulbereich (mehr Kopiervolumen anstelle von Lehrbücher) müssen neue und leistungsfähigere Modelle installiert werden. Damit steigt aber der Kopierpreis auf rund 3,4 Rp.. Er liegt dennoch im Rahmen von Vergleichswerten ähnlicher kommunaler Verwaltungen.
Für die vernetzten Drucker/Kopierer in der Verwaltung wird aufgrund des geschätzten Volumens ein Drucker/Kopierpreis von rund 4 bis 4,5 Rp. berechnet. Darin ist der Vollservice (Unterhalt und Verbrauchsmaterial) inbegriffen. Wesentlich teurer wird ein Farbdruck, da pro Farbscan 5 Rp. zusätzlich mitkalkuliert werden müssen. Eine Farbkopie kostet also ca. 20 Rp.. Der Kopierpreis ist sehr volumenabhängig. Auf den Abschluss eines Vertrages mit einem garantierten Mindestvolumen soll in der Versuchsphase verzichtet werden. Vorerst sind die Erfahrungen mit dem neuen Druckerkonzept zu machen.
4. Zuständigkeit für die Vergebung
Die Zuständigkeit richtet sich nach der Gesetzgebung über öffentliche Beschaffungen. Danach kann ein Auftrag im freihändigen Verfahren vergeben werden, wenn sein Gesamtwert den Betrag für das Einladungsverfahren nicht erreicht (§15). Da der Vertrag nur für ein Jahr abgeschlossen wird, unterschreitet die Vergebung die Summe von Fr. 100'000.--. Gemäss den Abklärungen mit dem Rechtskonsulenten ist deshalb eine Vergebung im freihändigen Verfahren möglich.
5. Informationsbedarf für Benutzerinnen und Benutzer
Die Erfahrung zeigt, dass die Benutzerinnen und Benutzer bezüglich der Druck- und Kopiergeräte sowie der Standorte oftmals zu grosse Ansprüche stellen. Es ist aber auch erwiesen, dass es für die Gesundheit eines Büro-Menschen besser ist, wenn nicht alle Geräte sitzend erreicht werden können Also macht es mehr Sinn, wenn anstelle von Kleindruckern zentrale, multifunktionale Drucker installiert werden. Dies wird leider von den Mitarbeitenden nicht immer verstanden.
Das neue Druckerkonzept geht von einem sog. Gebrauchs-Mix aus und berücksichtigt Faktoren, wie Effizienz, Gesundheit und Wirtschaftlichkeit.
Die vernetzten Geräte bieten intelligente Lösungen für Kopieren, Drucken und Scannen an und eignen sich - je nach Modell - auch für eine hochvolumige Dokumenten-Produktion. Für die entsprechenden Information sind die einzelnen Verwaltungsleitungen zuständig. Eine allgemeine Instruktion erfolgt durch den Lieferanten und die Direktionen Finanzen und Informatik bzw. Bildung und Sport (für Schulbereich).
Beschlüsse:
1 Der Stadtrat stimmt dem vorliegenden neuen Druckerkonzept zu.
2 Die Verträge mit der Firma Fritz Schumacher AG, Bern, sind im Sinne einer Versuchsphase für 1 Jahr abzuschliessen.
3 Die Direktion Finanzen und Informatik wird mit dem Vollzug beauftragt.
