1. Ausgangslage

Gestützt auf Art. 17 und 25 Abs. 2 der Geschäftsordnung des Stadtrates haben die Direktionen ein Reglement über ihre interne Organisation zu formulieren und diese gleichzeitig zu überprüfen.

Das nun vorliegende Organisationsreglement der Direktion Öffentliche Sicherheit entspricht sinngemäss den bisher genehmigten Organisationsreglementen anderer Direktionen.

Speziell ist zu erwähnen, dass vom Stadtrat ausdrücklich die Bildung einer flachen Hierarchie verlangt wurde, so wie dies teilweise in anderen Direktionen bereits umgesetzt ist. Der Stadtrat erteilte den Auftrag, zusammen mit den bestehenden Kaderleuten eine Lösung zu erarbeiten.

Ebenfalls zu erwähnen ist, dass im Zuge dieser Organisationsentwicklung ein bereits im Stadium der Eskalation befindlicher Konflikt inner- und ausshalb der Direktion miteinbezogen und gelöst werden musste.


2. Vorgehen

Nach einer Evaluationsphase, innerhalb welcher Möglichkeiten und Grenzen abgeklärt wurden, entstand unter Einbezug aller Beteiligten und zusätzlich externer Involvierter ein erster Vorschlag für neue Stellenbeschreibungen. Dieser diente als Ausgangslage für die darauf folgende Verhandlungsphase.

Nach intensiv geführten Diskussionen und Verhandlungen unter der Leitung von Edgar Mégel von der Beratungsfirma Mégel & Partner AG, Zürich, fand am 8. Januar 2004 die ers-te gemeinsame Sitzung der Mitglieder der zukünftigen Verwaltungsleitung statt. Während weiterer d.h. total sechs gemeinsam geführten Meetings einigten sich die involvierten Parteien auf eine vernehmlassungstaugliche Form.

Anfang März 2004 wurde eine interne Vernehmlassungsrunde (Rechtskonsulent, Personaldienst, Controlling und Direktorin) initiiert. Nachdem in zwei weiteren Meetings die daraus resultierten Vorschläge und Ergänzungen diskutiert wurden, konnten diese einbezogen werden. Gleichzeitig wurde dieser erste Entwurf zur Stellungnahme dem Verband Schweiz. Polizeibeamter, Sektion Stadtpolizei Olten, zugestellt.

Nach dieser ersten internen Vernehmlassungsrunde wurden das neue Organisationsreglement, die Stellenbeschreibungen und das neue Organigramm als Gesprächsthema vom Stadtrat an der Sitzung vom 22. März 2004 behandelt. Die daraus hervorgegangenen Vorschläge und Ergänzungswünsche des Stadtrates wurden am gleichen Tag diskutiert, geprüft und in Bezug auf eine professionelle und konfliktlösungsorientierte Betrachtungsweise berücksichtigt.
Das Organisationsreglement inklusive Stellenbeschreibungen und Organigramm wurde der Kommission für Öffentliche Sicherheit und dem Verband Schweiz. Polizeibeamter, Sektion Stadtpolizei Olten, zur Stellungnahme zugestellt.

Es gilt an dieser Stelle festzuhalten, dass im Zusammenhang mit der Neustrukturierung der Stadtverwaltung gemäss Beschluss des Stadtrates vom 9. Februar 2004 geplant ist, die Bereiche Einwohnerkontrolle und Inventuramt aus der Direktion Stadtpräsidium sowie den Bereich Bestattungsamt aus der Direktion Öffentliche Sicherheit zu einer Abteilung Einwohnerdienste zusammenzuführen und der Direktion Öffentliche Sicherheit anzugliedern. Die Umsetzung dieses Vorhabens ist unmittelbar im Anschluss an die Verabschiedung dieser Vorlage vorgesehen.


3. Externe Projektbegleitung

Projektablauf, Projektinhalt und Projektzielerreichung wurden dem Stadtrat vom Vertreter der Beratungsfirma an der Sitzung vom 19. April 2004 erläutert. Die mündlichen Erläuterun-gen sind Bestandteil dieses Berichtes und Antrages.


4. Kommission für Öffentliche Sicherheit

An der ausserordentlichen Sitzung vom 5. April 2004 hat die Kommission für Öffentliche Sicherheit zur neuen Organisationsregelung wie folgt Stellung genommen:

Zu Art. 5: Die Mehrheit der Kommission ist der Ansicht, dass die Verantwortlichkeit der Verwaltungsführung (wie diejenige der Abteilungen) von einer im Organisationsreglement fest bezeichneten Person wahrgenommen werden muss. Aufgrund der Aufgabenzuständigkeit und Auslastung ist es nicht möglich, dass die administrative Verwaltungsleitung noch zusätzlich dem Feuerwehr-Kommandanten oder dem Polizei-Kommandanten zugewiesen werden könnte. Grundsätzlich lehnt die Kommission zwar die flache Hierarchie nicht ab. Die Verwaltungsleitung muss indessen einer fest bezeichneten Person zugeteilt werden.
Die Stelle Leiter Sicherheitsdienste wurde seinerzeit zur Entlastung des/der zuständigen Stadtrates/Stadträtin geschaffen. Er nimmt die administrative Leitung wahr und ist zuständig für das direktionsinterne Controlling. Der Stadtrat/die Stadträtin ist zuständig für die politische Leitung. Dies ist die sachlich richtige Lösung.

Der folgende Antrag wurde eingereicht:

1. Dem Stadtrat/der Stadträtin obliegt die politische Führung
2. Die Führung der Abteilungen liegt beim jeweiligen Kommandanten, insoweit unterstehen diese der Direktorin/dem Direktor der Direktion Öffentliche Sicherheit
3. Die Verwaltungsleitung obliegt dem Leiter Öffentliche Sicherheit

Eine klare Aussage dazu ergibt die Abstimmung unter den sieben anwesenden Mitgliedern:
1 Mitglied stimmt dem vorliegenden Organisationsreglement zu,
5 Mitglieder stimmen dem neuen Antrag zu
1 Mitglied enthält sich der Stimme

Art. 15 Abs. 2: Der zweite Satz sei zu streichen, da die Kommission mit dem/der zuständigen Stadtrat/Stadträtin verkehrt. Es herrscht die Ansicht, im neuen Organisationsreglement sei der Kommission, welche vor allem im Bereich Feuerwehr und Zivilschutz auch Verwaltungsaufgaben ausführt, zu wenig Beachtung gewidmet.


5. Verband Schweiz. Polizeibeamter, Sektion Stadtpolizei Olten

Der Verband Schweiz. Polizeibeamter, Sektion Stadtpolizei Olten, hat in seiner Stellungnahme folgende Änderungen vorgeschlagen:
Art. 3 Abs. 2 „4 Öffentliche Sicherheit mit ihren Bereichen“ ist ersatzlos zu streichen.

Art. 5 Abs. 1 „a. Dem Leiter oder der Leiterin Öffentliche Sicherheit“ ist ersatzlos zu streichen. Ebenfalls ist Abs. 4 anders zu formulieren oder ersatzlos zu streichen.

Art. 8 Abs. 2 ist ersatzlos zu streichen oder zu sagen, was für Geschäfte zur Abstimmung gelangen sollten oder auf welchen Artikel sich diese Geschäfte innerhalb des Organisationsreglements beziehen.

Ab Art. 12 ist das gesamte Reglement neu zu überarbeiten und entsprechend zu nummerieren.


6. Zweite Lesung des Stadtrates vom 19. April 2004

An seiner Sitzung vom 19. April 2004 hat der Stadtrat bei seiner zweiten Lesung grundsätzlich die Eckwerte der Vorlage bestätigt. Indessen wurde beschlossen, die ursprünglich gewählte Bezeichnung „Leiter Öffentliche Sicherheit“ durch „Kommandant Zivilschutz mit zusätzlichen besonderen Aufgaben“ zu ersetzen und entsprechend das Organisationsreglement (nur drei Abteilungen) und die Stellenbeschreibungen abzuändern.


Beschluss:

1. Das Organisationsreglement der Direktion Öffentliche Sicherheit inklusive zugehörigem Organigramm und die Stellenbeschreibungen der Verwaltungsleitungsmitglieder werden genehmigt und per 01. Mai 2004 in Kraft gesetzt.

2. In der Verwaltungsleitung nehmen Franco Giori (Vorsitzender), Peter Hänggi (stv. Vorsitzender) und Charles Fehlmann Einsitz.

3. Nach einem Jahr ist das nun beschlossene Organisationsreglement zu überprüfen.

4. Die Direktion Öffentliche Sicherheit wird mit dem Vollzug beauftragt.