Ausgangslage

Der Verband der Solothurnischen Einwohnerkontrollen führt alle zwei Jahre die Fachtagung der Solothurnischen Einwohnerkontrollen in einer anderen Gemeinde durch. Die Fachgruppe, welche den Verband vertritt, hat im März 2008 entschieden, den prestigeträchtigen Anlass an Olten zu vergeben. Für die Kosten der Bereitstellung des Tagungsortes hat die durchzuführende Gemeinde selber aufzukommen. Der Fachverantwortliche der Einwohnerkontrolle der Stadt Olten und Mitglied der Fachgruppe, Rolf Lüscher, hat die Fachgruppe auf die nicht eingehaltenen Budgetierungstermine hingewiesen.

Erwägungen

Rolf Lüscher hat den Tagungsort und die für die Reservierung und Bereitstellung des Raumes notwendigen Evaluationen durchgeführt und betreffende Massnahmen eingeleitet. Die Fachtagung der Solothurnischen Einwohnerkontrollen findet am 29. Oktober 2008 von 09.00 – ca. 14.00 Uhr im Kulturzentrum Schützenmatte in Olten statt. Die diesbezüglichen Einladungen mit Anmeldeschluss bis Ende September 2008 werden im Verlauf August 2008 versandt. Die Fachgruppe erwartet bis zu 130 Personen. In der Einladung wurde darauf hingewiesen, für die Anreise nach Olten, nach Möglichkeit die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen oder Fahrgemeinschaften zu bilden. Die Fachgruppe geht trotzdem davon aus, dass ein Teil der Besuchenden mit Personenwagen anreist. Für diese ist vorgesehen, rund 80 Parkplätze im Raum Olten SüdWest bereitzustellen.

Kosten

Die Gesamtkosten für die Benützung und Bereitstellung des Tagungsortes belaufen sich auf Total rund CHF 2’600.00. Diese setzen sich aufgrund der vorliegenden Offerten wie folgt zusammen:

Hallenmiete / Bühne & Technik / Reinigung Kulturzentrum
Schützenmatte (inkl. 30% Rabatt) am 29.10.2008 (O. Krieg) CHF 808.00

Auf- / Abbau Bestuhlung und Tischdecken Schützenmatte durch
Caterer Culinaria Saner CHF 900.00

Lieferung Blumenarrangements / Tischbestecke durch
Werkhof (F. Fleischli) CHF 700.00

Reserve für Unvorhergesehenes CHF 192.00

Die Kosten sind im Budget 2008 nicht enthalten. Für diese ist daher ein Nachtragskredit nötig.

Die übrigen Aufwendungen (z.B. Empfangskaffee, Apéro, Mittagessen, Getränke, Geschenke für die Gastrednerinnen und Gastredner) werden durch den Verband der Solothurnischen Einwohnergemeinden oder durch die Besuchenden der Fachtagung selber getragen.

Aufgrund der kantonalen Wichtigkeit sowie des nichtkommerziellen Charakters dieses Anlasses beantragt die Direktion Öffentliche Sicherheit, dass die Aufwendungen durch die Stadt Olten getragen werden.

Beschluss:

1. Der Stadtrat bewilligt den Nachtragskredit im Betrag von CHF 2'600.00 zu Gunsten Konto 012.365 (Dispositionskredit Stadtrat) für die Aufwendungen der Fachtagung Solothurnischer Einwohnerkontrollen.

2. Die Direktion Öffentliche Sicherheit wird mit dem Vollzug beauftragt.