Seit Jahren ertönt regelmässig der Ruf nach Ausdehnung der Öffnungszeiten der Stadtbibliothek Olten. Dies nicht nur aus Gründen der Zugänglichkeit, sondern auch um das breite Bildungs- und Unterhaltungsangebot noch besser nutzen zu können. Längere Öffnungszeiten und eine Erfüllung des Auftrags der Stadtbibliothek im vollen Umfang sind jedoch nur mit einer Personalaufstockung realisierbar. Der Stadtrat beantragt daher eine Erhöhung des Stellenetats der Stadtbibliothek um 50 Stellenprozente.


Sehr geehrter Frau Präsidentin
Sehr geehrte Damen und Herren

Der Stadtrat unterbreitet Ihnen folgenden Antrag für die Erhöhung des Stellenetats der Stadtbibliothek Olten um 50 Stellenprozente zur Genehmigung.


1. Ausgangslage

1.1 Bisherige Situation

1.1.1 Aufgabengebiet und Benützung

Die Stadtbibliothek Olten als Studien- und Bildungsbibliothek ist zuständig für:
· die Versorgung der Benutzenden mit Unterhaltungs- und Sachliteratur sowie mit neuen Medien zu allen Wissensgebieten. Sie ist verpflichtet, sämtliche Publikationen, die mit der Region in Zusammenhang stehen, möglichst vollständig zu beschaffen und aufzubereiten.
· die formale und inhaltliche Erschliessung sämtlicher Literatur, d.h. Katalogisierung per Computer nach international festgelegten Regeln; Aufbau von Datenbanken nach verschiedenen Suchkriterien.
· publikumsfreundliche und werterhaltende Aufbereitung und Ausrüstung der Bücher und anderer Medien; Beratung; Vermittlung von Medien aus andern Bibliotheken der ganzen Welt.
· Die Bibliothek bietet auf einer Fläche von 500 Quadratmetern 40'000 Medien in Freihand-Aufstellung (Selbstbedienung) an. Weiter stehen in den Magazinen weitere ca. 100'000 Medien und sämtliche Zeitungen der Region seit 1780.
· Dazu kommen zwei Lesesäle. Der eine ist für Studierende bestimmt, der andere bietet 120 Presseerzeugnisse an, unter anderem 20 Tageszeitungen. Diese Lesesäle sind täglich 8 Stunden geöffnet.
· Die Bibliothek kauft pro Arbeitstag 25 neue Medien, was ihr einen hohen Stand an aktuellen Informationsmitteln verschafft.

Die Nutzung der Bibliothek ist mit täglich rund 200 Personen und gegen 100’000 ausgeliehene Medien pro Jahr hoch. Zu den durch formelle Vorgänge registrierten Besucherinnen und Besuchern kommt eine Vielzahl von Nutzerinnen und Nutzern von Lesesälen, Studienkabinen etc. hinzu. Personell funktioniert die Bibliothek am Limit; verstärkt wird dies durch die neue Art der Infobeschaffung: Informationen zu allen Wissensgebieten werden über neue Datenträger, CD-Rom, DVD, Hörbücher und das Internet vermittelt, was zur nochmaligen Intensivierung des Kundenkontaktes führt und personalintensiv ist.


1.1.2 Personalbestand und Aufträge

Die Stadtbibliothek verfügt derzeit über 300 Stellenprozente, verteilt auf vier Personen (2 x 100%, 1x 60%, 1x 40%). Die Arbeit der Stelleninhabenden besteht aus den drei grossen Bereichen

· Anschaffung
· Erschliessung
· Vermittlung
sowie aus der Bibliotheksleitung.

Anschaffung und Erschliessung (Katalogisierung):
Aufgrund von Kundenwünschen, Trends, Studium der Neuerscheinungen anhand von Bibliographien etc., Schenkungen etc. schafft die Bibliothek jährlich im Rahmen des Medienbudgets Bücher (Belletristik, Sachbücher, Lexika), Zeitungen und Zeitschriften, DVD, Hörbücher, Kartenmaterial an. Der grösste Teil der Medien wird im Buchhandel unter genauen bibliographischen Angaben bestellt. Nach Eintreffen der Medien im Haus erfolgen die Eingangskontrolle und danach die Aufnahme in den Bibliothekskatalog. Katalogisiert wird nach den verschiedensten, international festgelegten Normen, per Computer, so dass der ganze Bestand dem Publikum sowohl in der Bibliothek wie auch per Internet zugänglich ist. Der Katalog ist eine riesige Datenbank, die gepflegt werden muss, d.h. vor allem Schlagwörter müssen ergänzt, ausgewechselt, aktualisiert, gestrichen werden. Nebst den Neuzugängen sollte der Magazin-Bestand (von 100’000 Medien ist knapp die Hälfte elektronisch erschlossen, der Rest immer noch durch Katalogkarten auf Papier) nach und nach erfasst werden (nebst Monographien auch die Katalogisierung von Zeitschriften-Artikeln, die für Olten und die Region von Bedeutung sind). Diese Arbeit beansprucht 100 Stellenprozente.

Vermittlung:
Die gesamte Ausleihe erfolgt via Computer. Dem Personal stehen zwei Geräte, dem Publikum je zwei Geräte zur Recherche im Bibliothekskatalog und eines als Internetstation zur Verfügung. Diese Apparate müssen betreut werden (Start, Einrichtung, Wiederherstellung bei unsachgemässer Behandlung durch Leserinnen und Leser, Hinunterfahren).
Täglich müssen Mahnungen und Abholungseinladungen ermittelt und versandt werden. Es wird kontrolliert, ob die Rückrufe korrekt sind, ob die reservierten Medien auch tatsächlich im Abholfach stehen, die Leserinnen und Leser somit avisiert werden können.
Die Stadtbibliothek legt ferner 20 Tageszeitungen und 60 Zeitschriften im Lesesaal auf. Die Bearbeitung und Kontrolle ist aufwändig, müssen doch fehlende Exemplare nachbestellt werden, die Zeitungen und Zeitschriften sortiert und verteilt und der Lesesaal täglich wieder in Ordnung gebracht werden. Alte Tageszeitungen werden der Papiersammlung zugeführt, Zeitschriften von bleibendem Wert und Inhalt werden für die Archivierung sortiert, teilweise für die Katalogisierung vorbereitet oder dem Magazinbestand zugeführt.
In der Briefpost befinden sich täglich mehrere Anfragen von Leserinnen und Lesern und anderen Bibliotheken, die beantwortet werden müssen.
Die eigentliche Ausleihe, die aus Sicherheitsgründen immer mit zwei Personen besetzt sein muss, besteht in der Ausgabe, Rücknahme und genauen physischen Kontrolle der verschiedenen Medien. Es wird entschieden, was gereinigt, ev. ersetzt, neu bestellt werden muss. Bei der Rücknahme werden die Medien vorsortiert, damit das Einräumen auf den diversen Stockwerken nachher effizienter wird. Bis es zur Ausleihe kommt, müssen die verschiedensten Fragen beantwortet, Recherchen jeder Art betrieben, dem selber recherchierenden Benutzer das System, den neuen Interessenten die Benutzerbedingungen erklärt werden. Älteren und behinderten Kunden wird das Gewünschte gar im Gestell geholt. Auch Magazin- und Archivbestände müssen durch das Ausleihpersonal persönlich an die Theke geholt werden. Somit sind drei Viertel der Ausleihen von "Nebenarbeiten" begleitet.
Häufig sind die Auskünfte erschöpfend genug, so dass gar keine Ausleihe stattfindet, die Benutzer vielleicht noch durch Nachschlagewerke, Lexika im Haus und Photokopien, die an Ort und Stelle gemacht werden, befriedigt.
In der Ausleihe wird auch eine ständige Bücherausstellung präsentiert, wo Neuerscheinungen und Aktuelles animieren sollen. Diese muss täglich mehrmals ergänzt werden, denn die ausgestellten Medien sind attraktiv, und es ist praktisch, sich dort schnell zu bedienen. Dementsprechend schnell und gross ist der Umsatz.
Zur Arbeit in der Ausleihe gehört auch die Fernleihe: nicht vorhandene, gewünschte Medien können von anderen in- und ausländischen Bibliotheken besorgt werden. Die Bestellungen erfolgen schriftlich, nach internationalen Normen, via Computer. Zuerst wird recherchiert, wo welches Medium unter welchen Bedingungen anzufordern ist. Selbstverständlich wird auch die Stadtbibliothek von anderen Bibliotheken angegangen. Somit entsteht auch Paketpost, ausgehende Bücher müssen verbucht, verpackt und versandt werden, eingehende ausgepackt, kontrolliert, der Adressat benachrichtigt werden. Sowohl Brief- wie Paketpost gilt es täglich im Stadthaus abzuliefern.
Verbleibt "freie" Zeit in der Ausleihe, so kann weniger anspruchsvolle Literatur wie Belletristik-Taschenbücher katalogisiert werden oder es besteht die Möglichkeit, Bibliographien und Buchprospekte zu studieren, um Vorschläge und Anregungen für die Auswahl der neu anzuschaffenden Medien dem Team zu unterbreiten.

Bibliotheksleitung:
Die Aufgabe der Bibliotheksleitung besteht in der Stadtbibliothek Olten aus sechs Stunden Ausleihe pro Tag mit je einer Stunde Vorbereitung und Nachbereitung. In der restlichen Zeit müssen folgende Arbeiten erledigt werden:

· Auswahl und Einkauf der Medien (ca. 25 pro Tag)
· Ausscheiden von Medien
· Bearbeitung spezieller Fragen (Täglich 4 bis 5)
· Leitung der täglichen Teamsitzung
· Rechnungswesen
· Beantwortung von Anfragen von Wissenschaftlerinnen
· Beratung von Kundinnen und Kunden ausserhalb der Öffnungszeiten
· Projektbetreuungen
· Betreuung der internen Informatik
· Betreuung der Altbestände (z.B. Zeitungsarchiv mit ca. 250'000 Zeitungen)
· Betreuung der Magazinbestände
· Beschriftungen
· Vertretung der Stadtbibliothek gegen aussen und in diversen Fach- und Arbeitsgruppen
· Führungen
· Korrespondenzen
· Hauswartung
· Öffentlichkeitsarbeit
· Organisation und Realisation von Veranstaltungen



1.1.3 Öffnungszeiten

Seit Jahren ertönt von allen Seiten regelmässig der Ruf nach Ausdehnung der Öffnungszeiten der Stadtbibliothek Olten, die heute 21 Stunden pro Woche umfassen. Dies nicht nur aus Gründen der Zugänglichkeit, sondern auch um das breite Bildungs- und Unterhaltungsangebot noch besser nutzen zu können. Unter den jetzigen Bedingungen kann das vielseitige Angebot vom Publikum nicht voll genutzt werden. Immer mehr Forderungen und Wünsche der immer anspruchsvolleren Kundschaft erfordern Anpassungen und sind nur mit einer Personalaufstockung realisierbar. Wie aufgezeigt gilt es zu berücksichtigen, dass die Zeiten der Ausleihe nicht identisch sind mit den viel umfangreicheren Arbeitszeiten der in der Bibliothek beschäftigten, sehr engagierten Fachkräfte.


1.2 Auslösendes Element

Die knappen personellen Ressourcen und die eingeschränkten Öffnungszeiten der Stadtbibliothek Olten sind schon seit längerer Zeit ein Thema, so beispielsweise auch in den Begründungen und Beantwortungen des Postulats Rita Lanz (SP) betr. längere Öffnungszeiten für die Stadtbibliothek vom 25. September 1997 und der Motion Claude Schoch (FdP) betr. Änderung der strategischen Ausrichtung der Stadtbibliothek zu einer leserschaftsorientierten Volksbibliothek vom 28. Juni 2001. Bei der Behandlung der letzteren im Parlament wurde einhellig der Ruf nach längeren Öffnungszeiten laut und von einer Mehrheit auch die Bereitschaft signalisiert, über die dafür notwendigen Ressourcen zu reden.

Aktuell wieder aufgegriffen wurde die Thematik im Bericht „Kultur in Olten“ vom November 2004 , wo eine Personalaufstockung in den Massnahmenplan aufgenommen wurde, der dem Parlament zur Kenntnis gebracht wurde. In der Umfrage zu diesem Bericht wurde auch erneut der Ruf nach längeren Öffnungszeiten in der Stadtbibliothek laut. Wie eng die Personaldecke ist, wurde im laufenden Jahr ein weiteres Mal sichtbar, als der Stadtrat aus Organisationsgründen eine Ausrichtung der Dienstaltersprämien in finanzieller Form beschliessen musste. Zudem verzichtet das Personal teilweise auf einen vollumfänglichen Ferienbezug und ist terminmässig an die fixen Schliessungen gebunden.

Im laufenden Jahr gaben zudem der Schwangerschaftsurlaub von Franziska Lerch-Brunner und die Reduktion ihres Pensums nach der Geburt ihrer Tochter von 80 auf derzeit 40% und die dadurch ohnehin notwendige Neubesetzung eines Teilpensums Anlass, die Personalsituation in der Stadtbibliothek generell zu überprüfen.


1.3 Zielsetzung

Zielsetzung einer Personalaufstockung ist in erster Linie eine bessere Dienstleistung für die Benützerinnen und Benützer der Stadtbibliothek: Die zu leistenden Aufgaben sollen nach Möglichkeit in ihrem vollen Umfang wahrgenommen und die Öffnungszeiten gemäss Wunsch der Nutzerinnen und Nutzer erweitert werden können.

Damit soll die Stadtbibliothek in der Erfüllung ihres bildungspolitischen Auftrags unterstützt werden. Sie fördert mit ihrem Angebot die allgemeine Bildung, die Lesekultur der Bevölkerung und die schulische und berufliche Aus- und Weiterbildung. Und sie ermöglicht der Bevölkerung den freien Zugang zu ausgewählten, wichtigen Informationsquellen und stellt eine Anlaufstelle bei der Suche nach Informationen an.

Daneben muss es auch das Ziel der städtischen Personalpolitik sein, den Mitarbeitenden Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, die es ihnen erlauben, ihre Rechte auf Ferienbezug und Kompensation von Überzeit vollumfänglich zu nutzen.


1.4 Strategische Grundlage

Im Bericht „Kultur in Olten“ vom November 2004 wurde festgestellt, dass die Stadtbibliothek personell – wie im Übrigen auch die Jugendbibliothek, deren personelle Ressourcen in der Zwischenzeit in geringem Masse (+15 Stellenprozente) erweitert wurden – am Limit funktioniert. Verstärkt werde dies durch die neue Art der Infobeschaffung: Informationen zu allen Wissensgebieten würden über neue Datenträger und das Internet vermittelt, was zur nochmaligen Intensivierung des Kundenkontaktes führe und personalintensiv sei. Ferner ertöne regelmässig – so auch in der Umfrage zum Kulturbericht – der Ruf nach Ausdehnung der Öffnungszeiten der Stadtbibliothek, die aber ebenfalls mit einer Personalaufstockung verbunden wäre.

Der Kulturbericht, der im Übrigen am Status einer Studien- und Bildungsbibliothek festhält, zieht folgendes Fazit: „Medienlesefähigkeit für die gesamte Bevölkerung ist eine Grundvoraussetzung in der Informationsgesellschaft. Die Bedeutung der Bibliotheken wird daher auch in Zukunft nicht abnehmen, im Gegenteil. Neuen Angeboten (neue Medien und neues Publikum mit neuem „Konsumverhalten“) und dem Wunsch sowohl bei den Besuchenden als auch bei den Verantwortlichen nach einer Ausdehnung der Öffnungszeiten muss in absehbarer Zeit mit einer Personalerhöhung entsprochen werden, nachdem der Personalbestand heute bereits unterdotiert ist, so dass nicht alle notwendigen Arbeiten ausgeführt und Überzeiteinsätze nicht kompensiert werden können.“

Entsprechend wurde im Massnahmenplan eine Personalaufstockung in der Amtsperiode 2005-2009 vorgesehen. Im Investitions- und Finanzplan 2006-2011 wurden diese Aufstockungspläne mit einer zusätzlichen 50%-Stelle ab 2006 konkretisiert.

Nachdem das Stadtpräsidium auf die neue Amtsperiode hin den Bereich Wahlen und Abstimmungen übernommen hat, der zuvor vom damaligen bei der Einwohnerkontrolle angestellten Zentralwahlbüropräsidenten betreut wurde, und die meisten der stark ausgelasteten Positionen im Stadtpräsidium mit Einzelpersonen besetzt sind, besteht keine Kompensationsmöglichkeit. Auf die Schaffung der im Massnahmenplan des Berichts „Kultur in Olten“ ebenfalls vorgesehenen Fachstelle Kultur wird hingegen vorerst verzichtet.


1.5 Rechtliche Grundlage

Art. 4 des Personalreglements der Einwohnergemeinde der Stadt Olten vom 15. November 2001 umschreibt die Ziele und Grundsätze der Personalpolitik wie folgt: „Ziel der Personalpolitik ist es, jederzeit und auf allen Stufen über genügend leistungswilliges und leistungsfähiges Personal mit der erforderlichen Qualifikation zu verfügen, damit der Leistungsauftrag der Stadtverwaltung in der erforderlichen Qualität zeitgerecht, wirtschaftlich und kundenfreundlich erfüllt werden kann.“


2. Erwägungen

2.1 Vergleich mit ähnlich gelagerten Bibliotheken

Vergleiche haben – bei aller Vorsicht, mit denen ihre Ergebnisse zu geniessen sind – ergeben, dass die Stadtbibliothek Olten im Vergleich mit andern Bibliotheken ähnlicher Kategorien (Studien- und Bildungsbibliotheken) die personell kleinste in der Schweiz und deshalb auch diejenige mit den geringsten Öffnungszeiten ist:


Ort Einwohnende Stellenprozente Öffnungsstunden/Woche

Aarau 15’500 700 41
Baden 16’500 1000 61
Biel 51’000 1900 45
Brig-Glis 11’500 1250 54
Burgdorf 15’000 350 36
Olten 16’000 300 21
Liestal 12’800 1710 48
Solothurn 15’000 2000 63
Thun 40’000 700 35
Yverdon 24’000 420 31,5
Zofingen 10’000 420 37,5
Altdorf 10’000 460 30


2.2 Begründung des Antrags

Zielsetzung für einen Ausbau der personellen Kapazitäten ist es wie beschrieben , die zu leistenden Aufgaben nach Möglichkeit in ihrem vollen Umfang wahrzunehmen und die Öffnungszeiten gemäss Wunsch der Nutzerinnen und Nutzer zu erweitern. Laut Bibliotheksleitung wäre dies mit einer Aufstockung des Stellenetats um 50% weitgehend realisierbar. Insbesondere wäre dadurch eine Erhöhung der Öffnungszeiten von 21 auf 29 Stunden möglich, was einer Erweiterung um 38% entspricht:


Bisher Neu
Stunden/Tag Stunden/Tag
DI, MI, FR 10.00 – 11.00 (3x) 1 10.00 – 12.00 (3x) 2
14.00 – 17.00 (3x) 3 14.00 – 18.00 (3x) 4

DO 10.00 – 11.00 1 10.00 – 12.00 2
17.00 – 20.00 3 17.00 – 20.00 3

SA 10.00 – 15.00 5 10.00 – 16.00 6

Total/Woche 21 29


Benötigt wird eine ausgebildete Fachkraft mit abgeschlossenem Fachhochschulstudium Informations- und Dokumentationsspezialist/in (4 Jahre im Teilzeit- bzw. 3 Jahre im Vollzeitstudium). Nur dies erlaubt einen optimalen flexiblen Einsatz (auch bei Abwesenheiten anderer Mitarbeitender während Ferien und Krankheiten), da von allen Mitarbeitenden neben der eigentlichen Ausleihe auch andere Aufgaben erledigt werden .
Es ist der Bibliotheksleitung in Absprache mit der Direktionsleitung freigestellt, ob sie die zusätzlichen Stellenprozente mit dem durch die Pensenreduktion von Franziska Lerch-Brunner freigewordenen Teilpensum kombinieren oder mit mehreren Teilpensen arbeiten will. Es wird in diesem Zusammenhang zu prüfen sein, ob auf die eine oder andere Weise die bisherige vollständige Schliessung der Stadtbibliothek während zweimal zwei Wochen im Juni bzw. September reduziert werden kann. Hier gilt es indessen zu bemerken, dass selbst Universitätsbibliotheken wie Zürich oder Genf mehrwöchige Schliessungen pro Jahr vornehmen.


3. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

3.1 Finanzielle Auswirkungen

Die Mitarbeitenden der Stadtbibliothek ohne Führungsfunktion sind in der Lohnklasse 10 eingestuft. Bei der Annahme einer Erfahrungsstufe zwischen 1 und 5 betragen die Jahreslohnkosten für eine 50%-Stelle (inkl. 18% Sozialleistungen) rund Fr. 47’000.- Eine Kompensationsmöglichkeit besteht wie erwähnt nicht. Hingegen wird vorerst auf die Schaffung der Fachstelle Kultur verzichtet, welche bereits im Budget 2005 mit Fr. 68'000.- veranschlagt wurde. Dank der Überprüfung der Beiträge im Kulturbereich können zudem künftig jährlich Fr. 11'000.- eingespart werden, gegenüber dem Jahr 2004 (Kulturpreisverleihung) gar Fr. 41'000.- und gegenüber dem Jahr 2005 (Jubiläum Tanztage) Fr. 19'000.-. Nachdem per Anfang 2000 auf Grund einer Referendumsabstimmung ohne Leistungsverbesserung die Nutzungsgebühren verdoppelt und dadurch Mehreinnahmen von Fr. 17'000.- jährlich erzielt wurden, erscheint dem Stadtrat eine weitere Gebührenerhöhung zur Abfederung der Mehrkosten derzeit nicht angebracht.


3.2 Mittelrückfluss

Den unter 3.1. aufgeführten Mehrkosten stehen auch „Erträge“ gegenüber, die sich teils konkret in erhöhten Einnahmen, teils in weniger exakt messbaren Attraktivitätssteigerungen äussern:

- Ein attraktives Kulturangebot, zu dem die Stadtbibliothek anerkanntermassen einen wesentlichen Teil beiträgt, stellt für Stadt und Region einen entscheidenden Positionierungsfaktor im Wettbewerb mit andern schweizerischen Agglomerationen dar und trägt zu deren Attraktivität und Lebensqualität bei. Nicht zu vernachlässigen ist es auch als Wirtschaftsfaktor: Seit 1923 stellt die Stadtbibliothek einen stark frequentierten Anziehungspunkt in der Altstadt dar; von den rund 200 Personen, welche ihr Angebot täglich nutzen, profitiert auch das Oltner Gewerbe.
- Die Ausdehnung der Öffnungszeiten kann zu neuen, bisher aus Termingründen von einer Nutzung der Stadtbibliothek ausgeschlossenen Nutzerinnen und Nutzern und somit zu neuen Einnahmen führen.
- Die Ausdehnung der Öffnungszeiten und die Wahrnehmung der zu leistenden Aufgaben nach Möglichkeit in ihrem vollen Umfang führen zu einer besseren Ausnützung der bestehenden Infrastruktur und des Angebotes und zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit.
- Dies wiederum kann für einen verbesserten Bekanntheitsgrad, für eine erhöhte Nutzung und dadurch für Mehreinnahmen sorgen.


4. Realisierung

Aufgrund der Personalsituation (Schwangerschaftsurlaub und Pensenreduktion von Franziska Lerch-Brunner) haben sich die Bibliotheksleitung und die Direktion Stadtpräsidium im vergangenen Frühjahr zu einem Marschhalt entschlossen. Das durch die Pensenreduktion freigewordene Teilpensum wurde daher bis Ende 2005 befristet mit einer Mitarbeiterin besetzt, die Franziska Lerch-Brunner während des Schwangerschaftsurlaubs vertreten hatte. Es ist vorgesehen, nach der Klärung der Stellensituation das dann zur Verfügung stehende Pensum öffentlich auszuschreiben und per 1.1.2006 zu besetzen. Damit diese Neubesetzung rechtzeitig realisiert werden kann, ist ein Entscheid des Gemeindeparlaments dringlich.


5. Beschlussesanträge

5.1 Die Erhöhung des Stellenetats der Stadtbibliothek Olten um 50 Stellenprozente ab 1. Januar 2006 mit Mehrkosten von 47’000.- inkl. Sozialleistungen (zuzüglich allfälliger Teuerungsausgleich) wird genehmigt.

5.2 Der Stadtrat wird mit dem Vollzug beauftragt.

5.3 Ziff. 5.1. dieser Beschlussesanträge unterliegt dem fakultativen Referendum.