Am 14. Dezember 2000 wurde von Beat Moser (FdP) ein Postulat mit folgendem Wortlaut eingereicht:
„Der Stadtrat wird beauftragt, die Arbeiten zur Überarbeitung und Verbesserung der Mitar-beiterbeurteilung unverzüglich und selbständig, ohne Rücksicht auf den Kanton (LEBO) weiterzuführen und diese umgehend einzuführen.
Begründung:
Zur Motivation und Förderung der Mitarbeiter ist eine umfassende Mitarbeiterbeurteilung ein wesentlicher Baustein. Bei der Beurteilung müssen die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters aufgezeigt werden. Verbesserungsmassnahmen sowie Ziele für das nächste Jahr müssen festgelegt werden. Das Festlegen von Zielen, das Führen mit Zielen und das Bewerten von Leistungen wie auch die Förderung der Mitarbeiter ist ein entscheidender Punkt für eine wirkungsorientierte Verwaltung.
Damit die Vorgesetzten das Instrument der Mitarbeiterbeurteilung richtig einsetzen, benötigen diese eine Schulung. Im Kader der Stadt Olten ist das „Führen mit Zielen“ nicht stark verbreitet. Erfahrungen haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, das „Führen mit Zielen“ gemeinsam mit der Erarbeitung der Formulare für die Mitarbeiterbeurteilung mit den Vorgesetzten in einem Workshop zu erarbeiten. So werden die Vorgesetzten in den Entscheidungsprozess eingebun-den und die abwehrende Haltung gegen neue Systeme wird automatisch minimiert.
Eine Mitarbeiterbeurteilung ist unabhängig vom Angestellten-Reglement der Stadt Olten und kann somit sofort erarbeitet werden. Wenn Olten sich wie geplant an das System des Kantons anlehnen will, ist mit grossen Verzögerungen zu rechnen.
Ein Postulat zur Ausrichtung der Anerkennungszulage wurde am 29. September 1994 einge-reicht und am 4. Mai 1995 überwiesen. Per 29. September 1998 wurde durch die Personalkommission ein provisorischer Entwurf zu Handen des Stadtrates verabschiedet. Ohne eine korrekte Mitarbeiterbeurteilung und eine Schulung des Kaders zum „Führen mit Zielen“ ist eine Einführung neuer Richtlinien zur Ausrichtung der Anerkennungszulage nicht sinnvoll, da die Beurteilungskriterien zur Festlegung der Anerkennungszulage nicht vorhanden sind. Somit könnte keine gerechte Ausrichtung erfolgen.“
Stadtpräsident Ernst Zingg beantwortet im Namen des Stadtrates das Postulat wie folgt:
Der Stadtrat geht mit dem Postulanten einig, dass das Führen mit Zielen und eine umfassende Mitarbeitendenbeurteilung – unter anderem in Form eines Output-orientierten Erfahrungsaustauschs zwischen den verschiedenen Ebenen – wesentliche Bausteine sowohl für die individuelle Förderung der Mitarbeitenden als auch für die Etablierung einer wirkungsorientierten Verwaltung sind. Nachdem das neue Personalreglement vom Gemeindeparlament im vergangenen November genehmigt worden ist und die darin vorgesehene Betriebskommission ihre Arbeit aufgenommen hat, beschloss der Stadtrat Anfang dieses Jahres, in Zusammenarbeit mit der Direktionskonferenz und der Betriebskommission das Managementsystem „Führen mit Zielen“ – auch MbO (Management by objectives) – für die Gesamtorganisation einzuführen.
MbO ist ein Führungssystem, das versucht, alle Beschäftigten systematisch in Zielbildungs-, Mitentscheidungs- und Feedbackprozesse einzubeziehen. Führungskräfte und Mitarbeitende arbeiten gemeinsam bestimmte, möglichst messbare Ziele aus, die in einer vorgegebenen Zeit erreicht werden sollen. Hierbei wird angestrebt, die Individualziele und die Ziele der Organisation möglichst aufeinander abzustimmen:
Feedback-Sitzungen, die nach Ablauf einer festgelegten Frist stattfinden, zeigen das Ausmass der Zielerreichung. Hierdurch wird auch die Grundlage für individuelle Beurteilungen und Entwicklungen gebildet und werden Ziele für die vorhergehende Periode korrigiert.
Mit dem neuen System will der Stadtrat Folgendes erreichen:
- Umsetzung der Tätigkeits- und Regierungsprogramme unter Einbezug aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
-Förderung der Zusammenarbeit, der Kooperationsfähigkeit und -bereitschaft aller Beteiligten
- Entwicklung des kunden- und wirtschaftlichkeitsorientierten Denkens und Handeln
- Förderung des Teamgedankens innerhalb der Verwaltung
- Förderung der Motivation aller Mitarbeitenden, indem ihr persönlicher Beitrag für das Gesamtziel sichtbar gemacht wird.
Neben der Organisation profitieren aber auch die Mitarbeitenden vom neuen System in Form einer Förderung (Ausbildung, Coaching, Unterstützung, Anerkennung, Motivation usw.) und einer Überprüfung des Einsatzgebietes (Anpassung der Stellenbeschreibung; Aufgabenerweiterung oder Aufgabenreduktion) und des Umfeldes Umfeld (Anpassen der Arbeitsbedingungen usw.) sowie in Form einer Honorierung durch leistungsrelevante Massnahmen, welche in der Stadtverwaltung Olten zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen einer Besoldungsrevision überprüft werden sollen.
In einem ersten Schritt hat Roland Moll, Olten, als externer Berater mit den Stadträtinnen und Stadträten sowie den Verwaltungsleitern Gespräche geführt. Ziel war, die bestehenden Ansätze sowie Erwartungen und konkrete Anliegen aufzunehmen. Bis Ende Mai wurden in der Folge ein einheitlicher Raster für die Stellenbeschreibungen und die Anforderungen an das MbO-System definiert sowie Kriterien für die Mitarbeitendenbeurteilung erarbeitet. Die Direktionen wurden anschliessend beauftragt, die bestehenden Stellenbeschreibungen bis Mitte August anhand des Rasters zu überarbeiten.
Nachdem in der ersten Juli-Woche eine Information aller Mitarbeitenden über die Personalverordnung und das Managementsystem Führen mit Zielen durchgeführt worden ist und der MbO-Prozess auch Gegenstand des Stadtratsseminars von Mitte Juli war, hat in diesen Tagen nun die Mitarbeitenden-Schulung begonnen. In den Monaten Oktober/November 2002 sind – gleichzeitig mit den Mitarbeitendenbeurteilungen nach bisherigem Schema für das Jahr 2002 – Zielvereinbarungsgespräche mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für das Jahr 2003 zu führen. Mitte 2003 wird die Erreichung dieser Ziele in einer Zwischenbilanz, Ende 2003 in einer Jahresbeurteilung geprüft und werden neue Ziele vereinbart.
In Anbetracht der eingeleiteten, umfangreichen Massnahmen beantragt der Stadtrat dem Gemeindeparlament, das obenstehende Postulat zu überweisen und gleichzeitig abzuschreiben.