Sehr geehrter Herr Präsident
Sehr geehrte Damen und Herren
Der Stadtrat unterbreitet Ihnen den folgenden Bericht und Antrag:
1. Ausgangslage
Mit Beschluss vom 30.06.2014 beauftragte der Stadtrat, Rechnung und Revisionsbericht der Sozialregion Olten zur separaten Genehmigung dem Gemeindeparlament vorzulegen.
Das Gemeindeparlament entschied sich an seiner Sitzung vom 25. September 2014 mit 18:14 Stimmen bei 6 Enthaltungen, die Rechnung 2013 der Sozialregion Olten noch nicht zu genehmi-gen. Die Ablehnung wurde damit begründet:
- Es würden unvollständige Dossiers geführt (fehlende Belege).
- Es würden verschiedene Fallzahlen genannt.
- Es habe noch keine Schlussbesprechung mit der neu gebildeten Rechnungsprüfungskommission der Sozialregion Olten stattgefunden.
2. Erläuterungen
2.1 Dossierführung und Belegablage
Die Sozialregion bezieht gegen Entgelt Leistungen der EGO. Dazu gehören auch die Entschei-dungsfindungen in den politischen Gremien, die Führung des Hauptbuches (Finanzbuchhaltung), das Finanzcontrolling und die Revision (Overhead-Kosten von aktuell Fr. 590‘000.--).
Die Finanzbuchhaltung der Sozialregion wird von der Finanzdirektion der Trägergemeinde Olten geführt. Die Sozialregion führt eine Klientenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung. Aus dieser Nebenbuchhaltung liefert die Sozialregion monatlich verdichtete Zahlen (FIBU-Rekapitulationen) zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Diese Nebenbuchhaltung entspricht der Nebenbuch-haltung, welche durch das Sozialamt vor der Bildung der Sozialregion geführt wurde. Das Sozi-alamt war damals Teil der Sozialdirektion und diese Teil der städtischen Verwaltung. Die Revision erfolgte bis und mit Rechnung 2008 durch die RPK der EGO. Diese berücksichtigte die EDV-technischen Gegebenheiten (Fallführungssystem KLIB) und die weiteren Besonderheiten des Sozialamtes (Sammelkonto, Bordereau mit Zahlungseingängen der AKSO, etc.). Die frühere RPK akzeptierte die Ablage der Belege für Daueraufträge in einem Ordner ausserhalb der Klientendossiers. Dasselbe galt für die Zahlungseingänge auf dem Sammelkonto.
Die Sozialregion führte die Buchhaltung auf dem Stand der Revision der städtischen Rechnung 2008 durch die RPK der EGO weiter. Die gemäss öffentlich rechtlichem Vertrag geforderte RPK der Sozialregion konstituierte sich am 17.03.2014. Die neu gebildete RPK der Sozialregion Olten setzte sich mit der Jahresrechnung 2013 der Sozialregion auseinander. Sie stellte keine Fehler fest. Sie stellte auch keine fehlenden Belege fest. Alle Belege sind selbstverständlich vor-handen. Hingegen prüft und entscheidet die neue RPK, ob sie die bis anhin von der früheren RPK akzeptierte Belegablage weiterhin akzeptieren will oder ob neue Vorgaben gemacht werden sollen.
2.2 Fallzahlen
Für die Budgetierung 2015 werden die vom ASO erhobenen Zahlen per 31.12.2013 (1‘966 Dos-siers) verwendet. Für die Budgetierung des Folgejahres werden die Zahlen per Ende des Vor-jahres verwendet, die jeweils Ende Juni des laufenden Jahres publiziert werden.
Für die Anwendung des Stellenschlüssels bzw. die Unterbreitung entsprechender Berichte und Anträge an Stadtrat und Parlament wartet die Sozialregion jeweils die Publikation der vom ASO erhobenen Zahlen per Ende des Vorjahres ab. Gestützt auf diese Zahlen werden Anträge gestellt. Im Bericht und Antrag vom 25.09.2014 stützte sich die Sozialregion auf die Zahlen per 31.12.2013 (1‘966 Dossiers) ab.
Die Abrechnung des Lastenausgleichs durch das ASO erfolgt jeweils gestützt auf die Zahlen per Ende des Vorvorjahres. Das Budget 2013 wurde im Laufe des Jahres 2012 auf die Zahlen per 31.12.2011 gestützt. Der Lastenausgleich 2013 wird wiederum gestützt auf die Zahlen per 31.12.2011 abgerechnet (1‘816 Dossiers).
Die Stichprobe der RPK erfolgte auf Grund einer Liste mit noch „aktiven“ Sozialhilfedossiers (1‘531 Dossiers). „Aktiv“ ist hier als buchhaltungstechnischer Begriff zu verstehen: Die Dossiers können noch bebucht werden. Die Anzahl „aktiver“ (bebuchbarer) Sozialhilfedossiers unterschei-det sich erstens von der Anzahl lastenausgleichsberechtigter Dossiers (Dossiers mit Auszahlun-gen an Bedürftige). Zweitens sind in den Dossierzahlen für die Budgetierung des Folgejahres, für die Anwendung des Stellenschlüssels und für die Abrechnung des Lastenausgleichs auch die Mandate des Kindes- und Erwachsenenschutzes enthalten.
Systembedingt ergeben sich somit mindestens drei unterschiedliche Fallzahlen. Diese unter-scheiden sich nach Fragestellung, Inhalt und Zeitpunkt.
2.3 Schlussbesprechung mit RPK/Weiteres Vorgehen
Die Schlussbesprechung mit Thomas von Gunten fand am 16. Oktober 2014 statt. Als Grundlage für die Beschlussfassung des GP dient der Antrag der RPK, die Rechnung zu genehmigen. Der Detailbericht der RPK ist Grundlage für den künftigen konstruktiven Dialog zwischen RPK und Sozialregion. Die Sozialregion hat aufzuzeigen, welche Schritte sie in die Wege leitet, und Ant-worten auf die aufgeworfenen Fragen zu liefern. Die RPK wird sich mit konkreten Fragestellungen und Aufträgen an die Sozialregion wenden. Ferner setzt sich die RPK zum Ziel, die Rechnung der Sozialregion künftig mit der Rechnung der EGO termingerecht zu revidieren.
3. Erwägungen
Die Sozialregion hat sich an die bis und mit 2008 von der früheren RPK der EGO vorgegebenen Bestimmungen und Ablagevorschriften gehalten. Diese galten während mehr als 10 Jahren vor der Bildung der Sozialregion und wurden nie bemängelt. Dass unter einer neuen RPK neue Vor-gaben gemacht werden ist richtig und sinnvoll. Neue Vorgaben sollen in einem sinnvollen Dialog zwischen Leistungserbringer und RPK erarbeitet werden. Systembedingte Ausnahmen sind zu berücksichtigen. In Zukunft ist auch die papierlose Belegführung zu berücksichtigen. Die RPK empfiehlt die Rechnung 2013 zur Annahme. Sachliche Gründe lassen sich dem keine entgegenhalten.
Beschlussesantrag:
1. Die separat vorgelegte Rechnung 2013 der Sozialregion wird genehmigt.
2. Der Stadtrat wird mit dem Vollzug beauftragt.