Inhalt
Motion Markus Ammann (SP) und Mitunterzeichnende betr. "Elektronischer Versand der Geschäftsunterlagen"/Beantwortung
- Geschäftsart
- Motion
- Datum
- 27. Juni 2013
- Beschreibung
- Am 24. Januar 2013 hat Markus Ammann (SP-Fraktion) folgenden Vorstoss eingereicht:
„Der Stadtrat wird gebeten, dem Rat eine Ergänzung der Geschäftsordnung des Gemeindeparlamentes vorzulegen, die es ermöglicht, dass der Bezug der Sitzungsunterlagen in Zukunft (auf Wunsch nur/auch) elektronisch erfolgen kann.
Begründung
Die Sitzungsunterlagen einer Gemeinderatsitzung umfassen gut und gerne mal 100 Seiten. Mit der Verteilung allein an die Mitglieder des Rats ergeben sie so ca. 5000 Blatt bedrucktes Papier je Sitzung.
Das papierlose Büro wurde schon vielfach angekündigt, hat sich aber bisher immer wieder als Phantom herausgestellt. Mit einer neuen Generation von anwenderfreundlichen Geräten rückt aber die Möglichkeit näher, Dokumente nur noch oder wenigstens hauptsächlich elektronisch zu sichten und zu bearbeiten. Bereits heute nutzen einige Mitglieder des Rats elektronische Hilfsmittel zur Arbeit im Rat.
Heutzutage werden praktisch alle Geschäftsunterlagen elektronisch erstellt. Es ist nicht einzusehen, weshalb die Dossiers und Unterlagen deshalb nicht auch elektronisch abgegeben werden sollen.
Zweifellos werden wir aber eine Zeitlang mit sogenannten hybriden Dossier leben müssen (Papier und elektronisch). Deshalb soll zurzeit niemand gezwungen werden, die Unterlagen elektronisch zu beziehen. Andererseits sollen diejenigen, die verstärkt oder ausschliesslich mit elektronischen Unterlagen arbeiten möchten, nicht gezwungen werden bündelweise Papier zu beziehen.
Der elektronischen Form von Dokumenten gehört im Beruf, in der Politik wie im Privaten sicherlich die Zukunft. Nicht zuletzt könnte dies auch ein Beitrag an eine ökologischere Stadtverwaltung sein.“
* * *
Im Namen des Stadtrates beantwortet Stadtpräsident Ernst Zingg den Vorstoss wie folgt:
Im Jahr 2010 wurde in der Stadtverwaltung unter der Leitung des Stadtschreibers das Vorhaben Records Management gestartet, das unter anderem den Umgang mit digitalen Daten regelt: Eines der Ziele besteht darin, dass künftig alle geschäftsrelevanten Informationen in einer einzigen – wenn immer möglich elektronischen – Originalfassung in Dossiers und Geschäften erfasst, bearbeitet, gespeichert, gesetzlich aufbewahrt und an das Stadtarchiv digital abgeliefert und dort erschlossen werden. Das Vorhaben wird planmässig umgesetzt; so wurde im März die Datenmigration in der Verwaltung von sechs direktionsorientierten Laufwerken in ein gemeinsames Ordnungssystem gestartet. Dieses
erlaubt dank neu definierten Berechtigungen direktionsübergreifende Zugriffe auf Daten, was den Transfer, aber auch den Umfang von Daten deutlich reduzieren wird.
In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage des Datentransfers mit verwaltungsexternen Personen. Es gibt heute ein Extranet, auf dem Dokumente wie Sitzungsunterlagen, Protokolle etc. auch von ausserhalb der Verwaltung abgerufen werden können. Dieses wird aber wenig genutzt und es führt zu einer Datenredundanz und Mehraufwand, indem die Daten dort nochmals abgelegt werden müssen. Hier sind verschiedene Alternativvarianten in Prüfung. Eine der Voraussetzungen dafür wird die Einrichtung eines Records Management Systems zur elektronischen Daten- und Geschäftsverwaltung sein; die entsprechende Anschaffung ist nach einer Evaluation im kommenden Jahr im Jahr 2015 vorgesehen.
Als erster Schritt geht die von der Motion vorgeschlagene Massnahme, zu ermöglichen, dass der Bezug von Sitzungsunterlagen in Zukunft (auf Wunsch nur oder auch) elektronisch erfolgen kann, in die richtige Richtung. Die elektronische Zustellung von Sitzungsunterlagen ist laut den bestehenden Regelungen heute zwar schon möglich; es besteht aber kein Anspruch.
Da es jedoch nicht ausschliesslich um die Regelung des elektronischen Datenaustauschs mit dem Gemeindeparlament geht, sondern die Thematik umfassend angegangen werden soll, beantragt der Stadtrat dem Gemeindeparlament, den Vorstoss als Postulat zu überweisen mit dem Auftrag einer übergeordneten Prüfung des Änderungsbedarfs der bestehenden Reglementierungen im dargelegten Sinne.
Das wird die Verwaltung nicht daran hindern, schon in der Zwischenzeit Umsetzungsschritte vorzunehmen. So wird beispielsweise das „gelbe“ Blatt für das Gemeindeparlament neu elektronisch versendet, nachdem schon in mehreren Kommissionen die Zustellung von Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollen elektronisch erfolgt. An der konstituierenden Sitzung des neuen Parlaments wird zudem eine Liste aufgelegt, auf der man sich eintragen kann, wenn man die Unterlagen künftig weiterhin auch auf Papier oder nur auf Papier erhalten will.
Zugehörige Objekte
Datum | Sitzung |
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