Inhalt
Records Management/Projekt III
- Geschäftsart
- Beschluss
- Datum
- 7. Januar 2013
- Beschreibung
- 1. Ausgangslage
Das Vorhaben Records Management tritt in die entscheidende Phase der Realisierung: in der ersten Jahreshälfte 2013 wird die ganze Stadtverwaltung zur digitalen Aktenführung für unstrukturierte Daten (ohne Fachapplikationen) auf Basis einer Zwischenlösung übergehen. Dieser Übergang wird noch auf der bestehenden Informatikinfrastruktur stattfinden. Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung werden so Gelegenheit haben, auf der vertrauten Informatikumgebung, aber mit einem neuen Ordnungssystem zu arbeiten. Die Erfahrungen mit dieser Zwischenlösung sollen auch in die Evaluation und Beschaffung des definitiven Records Management Systems einfliessen, das voraussichtlich 2014 im Rahmen des Projekts V eingeführt werden kann.
Im Rahmen des noch laufenden Projekts III wurden die rechtlichen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen geschaffen, um zur vollständig digitalen Aktenführung übergehen zu können. Im Einzelnen sind dies:
• Rechtsgrundlagen: Zuhanden des Stadtrates wurde ein neues Reglement über Records Management und Archivierung erarbeitet. Dieses Reglement soll die alte Archivordnung vom 2. Juni 2003 ersetzen. Es ist als „Rahmengesetz“ ausgearbeitet und bildet erstmals eine einheitliche Rechtsgrundlage über den ganzen Lebenszyklus der geschäftsrelevanten Unterlagen von der Entstehung bis zur Archivierung. Mit diesem Reglement wird auch die Voraussetzung geschaffen für die gesetzeskonforme Anwendung des Öffentlichkeitsprinzips und des Datenschutzes. Ebenfalls zuhanden des Stadtrates wurde die Weisung über das Records Management entworfen. Diese Weisung dient der Umsetzung des neuen Records Managements in der ganzen Stadtverwaltung und bildet die Grundlage für die Arbeit des neuen Competence Center Records Management (CCRM). Basierend auf der Weisung RM wurden die Records Management Guidelines erarbeitet, welche die Umsetzung des neuen Records Managements durch die Records Manager/innen unterstützen. Die Records Management Pocket Guidelines richten sich als Arbeitshilfe an alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung und sollen diese bei der Umsetzung des Records Managements in der täglichen Arbeit anleiten.
• Competence Center Records Management (CCRM): Neu wird das Records Management nach einheitlichen Regeln für die ganze Stadtverwaltung funktionieren. Dies macht auch eine adäquate direktionsübergreifende Organisationseinheit notwendig. Das CCRM soll als Matrixorganisation wirken, in der alle Direktionen durch ihre eigenen Records Manager/innen vertreten sind. Gemäss den vorliegenden Entwürfen des Reglements über Records Management und Archivierung sowie der Weisung über das Records Management wird das CCRM durch den Ausschuss CCRM begleitet, der die RM-Politik formulieren und als Bindeglied zwischen strategischer Führung und operativer Ebene funktionieren soll. Im Ausschuss sind der/die Stadtschreiber/in (Vorsitz), die Leitung Informatik, die Leitung Stadtkanzlei, drei Verwaltungsleitende und der Stadtarchivar/die Stadtarchivarin vertreten. Mitglieder des CCRM werden der Stadtarchivar/die Stadtarchivarin als fachliche Leitung und die Records Manager/innen und die Records Manager/innen Stv. der einzelnen Direktionen sein. Das Pflichtenheft für die Records Manager/innen liegt vor und über die personelle Zusammensetzung wurde durch die Verwaltungsleiter bereits entschieden. Am 28. November 2012 hat ein Orientierungsabend und am 11. Dezember 2012 eine eintägige Schulung für die Records Manager/innen und ihrer Stellvertretungen stattgefunden.
• Geschäftsprozesse: Der Führungsprozess „Stadtratsgeschäfte“ sowie die beiden Supportprozesse „Posteingang bearbeiten“ und „Archivieren“ wurden unter Beteiligung aller Direktionen neu erarbeitet und gemäss der standardisierten Business Prozess Notifikation beschrieben. Alle drei Geschäftsprozesse können auf zu einem noch zu definierenden Zeitpunkt in Kraft gesetzt werden. Die Implementation, Pflege und Weiterentwicklung dieser Prozesse soll durch das CCRM geschehen. Im Laufe des Projekts IV sollen nach Möglichkeit weitere, neu zu definierende Geschäftsprozesse bestimmt werden. Schwergewichtig sollen hierfür direktionsübergreifende Kernprozesse ausgewählt werden.
• Ordnungssystem (OS): In Zukunft werden alle Unterlagen der Stadtverwaltung nach einem einheitlichen OS (Registraturplan) abgelegt werden. Dieses neue OS bildet alle Aufgaben der Einwohnergemeinde vollständig ab. Alle Direktionen erhielten die Gelegenheit, bei der Erarbeitung des OS mitzuwirken. Sie wurden auch in zwei Vernehmlassungen begrüsst und konnten zu den jeweiligen Entwürfen Änderungsanträge einbringen, die weitestmöglich berücksichtigt wurden. Das OS ist erweiterungsfähig und kann so den sich ändernden Bedürfnissen und Aufgaben angepasst werden. In der Zwischenlösung wird dieses OS als Ordner-Struktur in der digitalen Ablage abgebildet werden.
• Koordinationsstelle digitale Archivierung (KOST): Die KOST wurde ursprünglich von der Archivdirektorenkonferenz ins Leben gerufen, um gemeinsam das für die digitale Archivierung nötige Know-How zu entwickeln. Trägerschaft waren ursprünglich die Eidgenossenschaft, das Fürstentum Liechtenstein und die beteiligten Kantone. Seit zwei Jahren können auch Gemeinden Mitglied der KOST werden. Davon Gebrauch gemacht haben bisher die Städte Zürich, St. Gallen und Luzern sowie die Burgergemeinde Bern. Der Jahresbeitrag wurde bereits für 2013 budgetiert. Der formelle Antrag der Einwohnergemeinde wurde aber noch nicht eingereicht.
2. Erwägungen
2.1 Reglement über Records Management und Archivierung – Weisung über das Records Management
Mit der Genehmigung des Reglements und der Weisung schafft der Stadtrat die Voraussetzung für den Start der Projektstufe IV und damit für die Realisierung des voll digitalen Records Managements und der digitalen Archivierung. Ohne Genehmigung dieser Rechtsgrundlagen können die darauf beruhenden Records Management Guidelines nicht in Kraft treten und kann das CCRM seine Arbeit nicht aufnehmen. Die von den Querschnittsdienstleistenden angeführten Änderungen werden aufgenommen.
2.2 Beitritt zur Koordinationsstelle digitale Archivierung KOST
Der Übergang zu einem digitalen Records Management bedeutet auch, dass diese Unterlagen in Zukunft digital archiviert werden. Ein Beitritt zur KOST drängt sich deshalb auf.
Im Einzelnen kann die Einwohnergemeinde Olten von folgenden Vorteilen profitieren:
• Der Stadtverwaltung stehen die Beratungsdienstleistungen der KOST bei der Einführung des digitalen Records Managements und der elektronischen Archivierung zur Verfügung.
• Olten profitiert von der vertieften Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern der Trägerschaft (Systembeschaffung, Betrieb eines digitalen Archivs).
• Olten profiliert sich als digitale Zukunftsstadt.
Der Verzicht auf die Mitgliedschaft würde bedeuten, dass die Stadt Olten von allen KOST-Dienstleistungen ausgeschlossen wäre, die der KOST-Trägerschaft vorbehalten sind. Unter Umständen müssten Beratungsdienstleistungen extern beschafft werden mit unbekannten, aber voraussichtlich wesentlich höheren Kosten.
3. Finanzielle Auswirkungen
Die jährlich wiederkehrenden Kosten für die Mitgliedschaft in der Koordinationsstelle digitale Archivierung wurden für das kommende Jahr ins ordentliche Budget aufgenommen. Für Beschaffung von Hardware für die Zwischenlösung (Storage) fallen geschätzte Kosten von CHF 30'000 an, die bei der Budgetierung für das Jahr 2013 noch nicht abgesehen und somit auch nicht berücksichtigt werden konnten, weshalb ein Nachtragskredit erforderlich ist.
302.319.01 Beitrag an KOST CHF 5’700 bereits für 2013 budgetiert
025.506.015 Informatikmittel RMS CHF 30'000 Nachtragskredit notwendig
Total CHF 35’700
Stellungnahmen
Der Lenkungsausschuss des Vorhabens Records Management hat an seiner Sitzung vom 27. November 2012 von diesen umfangreichen gesetzgeberischen und konzeptionellen Arbeiten Kenntnis genommen und mit 6:0 Stimmen bei 1 Enthaltung die folgenden Beschlüsse gefasst:
1. Vom Stand des Projekts „Organisatorische Voraussetzungen für digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung schaffen“ im Rahmen des Vorhabens Records Management wird Kenntnis genommen.
2. Das Reglement über Records Management und Archivierung wird zu Handen des Stadtrates genehmigt.
3. Die Weisung über das Records Management wird zu Handen des Stadtrates genehmigt.
4. Die Guideline Records Management wird genehmigt und auf den 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt.
5. Der aktuelle Stand des Ordnungssystems inklusive Metadatenkatalog wird zur Kenntnis genommen.
6. Das Konzept Zwischenlösung wird genehmigt. Die gestaffelte Einführung wird mit jeder Direktion noch abschliessend festgelegt.
7. Das Konzept Competence Center Records Management in der Stadtverwaltung Olten wird genehmigt.
8. Die Kernprozesse „Stadtratsgeschäft“, „Posteingang und -ausgang bearbeiten“ sowie „Archivierung“ werden genehmigt. Der Zeitpunkt der Einführung wird zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt. Allfällige Anträge betreffend Ressourcenausbau bleiben vorbehalten.
An der Sitzung wurden starke Bedenken betreffend Bewältigbarkeit des Vorhabens mit den bestehenden Ressourcen und innerhalb des ursprünglichen Zeitplans geäussert, was zu Anpassungen der Ziffern 5 (Stand des Ordnungssystems; Kenntnisnahme statt Genehmigung), 6 (Einführung noch festzulegen) und 8 (Einführungszeitpunkt; Ressourcenvorbehalt) führte (Anpassungen in kursiver Schrift). Am Zeitpunkt der Aufschaltung des neuen Ordnungssystems vom 1. Februar 2013 wurde festgehalten.
Beschluss:
1. Vom Stand des Projekts „Organisatorische Voraussetzungen für digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung schaffen“ im Rahmen des Vorhabens Records Management wird Kenntnis genommen.
2. Das Reglement über Records Management und Archivierung wird unter Berücksichtigung der von den Querschnittsdienstleistenden angeführten Änderungen genehmigt und auf den 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt. Dieses Reglement wird in der systematischen Rechtssammlung der Stadt Olten publiziert.
3. Die Weisung über das Records Management wird genehmigt und auf den 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt.
4. Die Einwohnergemeinde Olten stellt bei der Trägerschaft der Koordinationsstelle für digitale Archivierung den Antrag um Aufnahme als Vollmitglied per 1. Januar 2013. Die Vertretung in der Aufsichtskommission der KOST wird durch den Stadtarchivar wahrgenommen.
5. Ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 30‘000 zu Gunsten Konto 025.506.015 Informatikmittel RMS, Rechnungsjahr 2013, für den Ausbau der Hardware (Storage) für die Umsetzung der Zwischenlösung wird genehmigt.
6. Die Direktion Präsidium wird mit dem Vollzug beauftragt.
Zugehörige Objekte
Datum | Sitzung |
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