1. Ausgangslage
Die heutige Struktur der Direktion Finanzen und Informatik hat Optimierungsbedarf, da sich
• die Anforderungen an die Abteilungen in den letzten Jahren unterschiedlich entwickelt haben
• Schnittstellen zu den anderen Direktionen und insbesondere zu den Stabsstellen nicht, unpräzise oder unzweckmässig definiert sind
• Innerhalb der nächsten 18 Monate zwei Mitarbeitende in den vorzeitigen Ruhestand gehen
2. Veränderungen in den nächsten 18 Monaten:
Der Stelleninhaber ‚Lohnbuchhaltung‘ hat mit Demissionsschreiben vom 23. Mai 2012 seine vorzeitige Pensionierung per 01.01.2013 bekannt gegeben.
Ein klärendes Gespräch mit dem Stellvertreter des Finanzverwalters hat ergeben, das dieser seinen vorzeitigen Altersrücktritt per 01.01.2014 plant.
Der Stelleninhaber ‚Mediamatiker‘ startet im Herbst eine vier jährige Ausbildung und reduziert sein Arbeitspensum per 01.09.2012 dauernd auf 70%.
Somit ist mit Blick auf die bekannten Veränderungen und der Gewissheit, dass nach Ablehnung der Fusion nicht innerhalb des gleichen Zeitraum weitere organisatorische Veränderungen zu beachten sind, bereits heute das Umfeld zu schaffen, dass ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden kann.
3. Schnittstellenproblematik
3.1. Finanzkontrolle und Controlling
Der Leiter Stadtbuchhaltung ist Stellvertreter des Finanzverwalters und gleichzeitig Stellvertreter der Finanzkontrolle/Controlling. Im Pensum des Leiters Stadtbuchhaltung werden daher heute rund 40-Stellenprozente für die Wahrnehmung operativer Kontrollaufgaben eingesetzt. Diese Doppelfunktion verletzt den Wunsch nach Unabhängigkeit der Finanzkontrolle stark und muss korrigiert werden. Während des krankheitsbedingten Ausfalls des Finanzkontrolleurs wurde die Situation durch die Übernahme der Leitung der Stadtbuchhaltung durch den Finanzverwalter entschärft. Die Arbeitslast wurde ohne zusätzliche Ressourcen zum Finanzverwalter bzw. zur Stadtbuchhaltung verschoben. Mit der Rückkehr des Finanzkontrolleurs ist die Situation definitiv zu klären.
3.2. Informatik
Die zunehmende Informatisierung der Verwaltung und der Anschluss weiterer Gemeinden am Rechenzentrum Olten führt zu Kapazitätsengpässen in der Abteilung Informatik. Nachdem der Zusammenschluss mit ICT der Direktion Bildung und Sport geprüft und verworfen wurde, muss eine Ressourcenbereinigung (Leistungen im Umfang von 20 Stellenprozent werden heute durch die Stadtbuchhaltung erbracht) und –aufstockung erfolgen.
3.3. Stadtkasse
Das Inkassowesen der Stadt Olten befindet sich nicht auf einem aktuellen Stand und kann nicht effizient organisiert werden, solange die Verwaltungsdirektionen nicht auf eine Fakturierung über das Gebührenprogramm von Dialog umstellen. Im Rahmen der Reorganisation der Finanzdirektion sind die Verwaltungsdirektion zu verpflichten die Rechnungstellung umzustellen, damit das Inkasso ohne Medienbuch und damit ohne aufwändige manuelle Kontrolle der Zahlungseingänge erfolgen kann. Zeitgleich ist die Schaltersituation zu überprüfen. Idealerweise können die Schalter der Stadtkasse und der Steuerverwaltung im zweiten Stock örtlich zusammengelegt werden.
3.4. Stadtbuchhaltung
Die einzelnen Aufgabenfelder sind mehrheitlich an jeweils eine Person delegiert, eine Sicherstellung der Stellvertretung meist nicht gewährleistet. Dies trifft insbesondere im Bereich der Lohnbuchhaltung und der Pensionskasse zu und stellt ein grosses betriebliches Risiko dar. In der Spezialrevision Gehälter der Rechnungsprüfungskommission im März 2012 wurde dieses Risiko ebenfalls festgehalten. Empfohlen wird eine Neuregelung auf den Zeitpunkt der Pensionierung des Stelleninhabers. Die Schnittstelle zum Personaldienst muss geklärt werden. Ein weiteres betriebliches Risiko stellt der ganze Versicherungsbereich dar. Hier ist eine Risikobeurteilung von Aussen notwendig. Eine Versicherungslösung über einen Broker ist zu prüfen.
3.5. Steuerverwaltung
In den letzten Jahren haben sich die Aufgaben dieser Abteilung ebenfalls stark verändert. Bei Stellenwechseln und Pensionierungen wurde diesem Umstand bereits Rechnung getragen und der Personalbestand reduziert.
4. Weitere Organisatorische Aspekte
Schnittstelle zu den Stabsstellen Finanzkontrolle/Controlling und Personaldienst.
Die Reorganisation hat auch Auswirkungen auf die Stabsstellen Finanzkontrolle/Controlling und Personaldienst.
4.1. Finanzkontrolle/Controlling
Aus heutiger Sicht beantragt die Direktion Finanzen und Informatik eine klare Trennung von Stadtbuchhaltung/Controlling und Revision.
Revisionsaufgaben sind komplett aus den Pflichtenheften der Stadtbuchhaltung zu streichen. Im Gegenzug ist die Finanzkontrolle von Controllingaufgaben zu entlasten. Die neue Ansiedelung wird im Abschnitt ‚ 5.5 Steuerverwaltung‘ beschrieben.
Die bisherige Praxis einer mitlaufenden Finanzkontrolle ist durch eine nachlaufende Finanzkontrolle zu ersetzen. Konkret bedeutet dies, dass die Finanzkontrolle sich auf die klassische Revisionstätigkeit (Stichprobenkontrollen/Schwerpunktrevisionen) beschränkt und allenfalls prozessorientierte Prüfungen(IKS) vornimmt. In diesem Zusammenhang ist ein direktes Antragsrecht an Stadtrat und Gemeindeparlament zu prüfen.
Mit einem 100% Pensum ohne Stellvertretung kann diese Aufgabe zukünftig wahrgenommen werden.
4.2. Personaldienst
Die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung und/oder die organisatorische Ansiedelung ist zu prüfen. Im nachfolgenden Abschnitt wird nur auf die aktuelle Aufgabenverteilung zwischen Lohnbuchhaltung und Personaldienst hingewiesen und nicht die Gesamtheit der Personaldienstaufgaben überprüft:
Variante 1: Organisatorischer Status Quo
Es ist eine klare Definition der Aufgabenfelder und Schnittstellen dringend notwendig.
Lohnbuchhaltung (Direktion Finanzen und Informatik).
Lohnabrechnungen und operative Tätigkeiten Bereich der Sozialversicherungen werden in der Stadtbuchhaltung erledigt.
Operative Personaldienstaufgaben (Stabsstelle Personaldienst)
Diese Aufgaben (Rekrutierung, Selektion) werden für die Direktionen teilweise oder komplett durch den Personaldienst wahrgenommen.
Variante 2: Integration in die Direktion Finanzen und Informatik
Zusammenschluss Personaldienst und Lohnbuchhaltung als zusätzliche Aufgabe in der Direktion Finanzen und Informatik. Hauptsächlicher Vorteil ist die administrative Zusammenfassung der Lohnbuchhaltung und der operativen Personaldienstarbeit in der gleichen Direktion. Aus Stellvertretungsgründen im Bereich der Lohnverarbeitung ist der Zusammenschluss unter dem Dach der Direktion Finanzen und Informatik gegenüber der Verschiebung in die Stabsstelle Personaldienst zu bevorzugen.
Weitere organisatorische Option: Zusammenschluss Personaldienst mit Rechtsdienst
(ausserhalb des vorliegenden Reorganisationsprojekts zu beurteilen)
In der Zusammenarbeit mit der Direktion Finanzen und Informatik analoge Verteilung wie in der Variante 1 ‚Organisatorischer Status Quo‘. Es können jedoch Synergiepotentiale in der organisatorischen Zusammenlegung von Rechtsdienst und Personal dienst geschaffen werden, da insbesondere bei Ein- und Austritten vermehrt rechtliche Aspekte zum Tragen kommen.
In der aktuellen Beurteilung der Situation kommt die Direktion Finanzen und Informatik zum Schluss, dass der organisatorische Status Quo mit einer klaren Definition der Schnittstelle kurzfristig das grösste Verbesserungspotential bietet. Organisatorische Veränderungen sind jedoch im Rahmen von personellen Wechseln zu prüfen.
5. Beantragte Ressourenverschiebungen und befristete Lösungen
5.1. Finanzkontrolle
• Das Aufgabenfeld Controlling wird mit dem Auftrag zum Aufbau eines Reportings in die Direktion Finanzen und Informatik verschoben.
• Systemwechsel von einer mitlaufenden zu einer nachlaufenden Finanzkontrolle
Bisher: 100 Stellenprozente
Neu: 100 Stellenprozente
5.2. Informatik
• 40 vakante Stellenprozente aus der Steuerverwaltung können zur Abteilung Informatik verschoben werden
• Die Stellvertretung des Abteilungsleiters Informatik muss neu bestimmt werden
• Ausschreibung Systemadministrator 80% - 90% per 01.09.2012
Bisher: 420 Stellenprozente
Neu: 460 Stellenprozente
5.3. Stadtbuchhaltung
• Die Leitung der Stadtbuchhaltung muss neu bestimmt werden.
• Die Lehrstelle der Stadtbuchhaltung wird ab August durch Simone Stoller betreut.
Bisher: 530 Stellenprozente + 1 Lehrperson
Neu: 550 Stellenprozente (davon 20% befristet bis Pensionierung eines Mitarbeiters) + 2 Lehrpersonen
5.4. Stadtkasse
Die Stadtkasse ist personell lediglich durch die Verschiebung der Lehrstelle in die Stadtbuchhaltung betroffen.
Bisher: 200 Stellenprozente + 1 Lehrperson
Neu: 200 Stellenprozente
5.5. Steuerverwaltung
Personell gibt es in der Steuerverwaltung keine Veränderung. Die vakanten 40 Stellenprozente werden in die Abteilung Informatik verschoben.
Im Weiteren wird der Leiter Steuerverwaltung mit dem Aufbau eines gesamtstädtischen Controllings auf der Stufe Stadtrat beauftragt.
Bisher: 360 Stellenprozente + 1 Lehrperson
Neu: 320 Stellenprozente + 1 Lehrperson
5.6 Stellvertreter Verwaltungsleiter Finanzen und Informatik
• Auf der Ebene der Abteilungsleitungen ist ein Stellvertreter des Verwaltungsleiters Finanzen und Informatik zu bestimmen.
6. Räumliche Bedürfnisse und bauliche Massnahmen
• Die Steuerverwaltung ist zusammen mit der Stadtbuchhaltung und der Stadtkasse im dritten Stock zu konzentrieren, dies erfordert bauliche Massnahmen und voraussichtlich die Verschiebung des Arbeitsplatzes des Finanzkontrolleurs.
• Der zusätzliche Arbeitsplatz in der Abteilung Informatik benötigt kleinere bauliche Massnahmen im fünften Stock.
• In der Investitionsplanung ist dafür seit 2011 ein Kredit von Fr. 100‘000.00 eingeplant.
7. Finanzielle Auswirkungen im Personalbereich
Durch die Reorganisation werden nach Ablauf der Übergangsfrist keine neuen Stellen geschaffen. Mit der Gewährung eines Besitzstandes für einen Mitarbeiter bis längstens 01.01.2014 entstehen voraussichtliche Mehrkosten in der Höhe von 12 Lohnklassen (rund Fr. 72‘000.00).
Beschluss:
1. Der Stadtrat bewilligt die Verschiebung von 40 Stellenprozenten von der Abteilung Steuerverwaltung zur Abteilung Informatik.
2. Der Stadtrat bewilligt die Ausschreibung und Besetzung der Stelle ‚Systemadministrator 80 – 90%‘ in der Lohnklasse 17 per 01.09.2012.
3. Der Stadtrat bewilligt die vorzeitige Pensionierung eines Mitarbeiters per 01.01.2013.
4. Der Stadtrat bewilligt die Ausschreibung und Besetzung der Stelle ‚Lohnbuchhalter/in /Buchhalter/in Finanzverwaltung 100%‘ in der Lohnklasse 16 per 01.12.2012.
5. Der Stadtrat bewilligt eine befristete Stelle im Umfang von 20 Stellenprozenten bis zur Pensionierung eines weiteren Mitarbeiters. Die Kosten sind ins Budget 2013 aufzunehmen.
6. Der Stadtrat bewilligt die Ausschreibung und Besetzung der Stelle ‚Buchhalter/in Finanzverwaltung‘ 80% in der Lohnklasse 14 auf den Pensionierungszeitpunkt dieses Mitarbeiters.
7. Der Stadtrat beschliesst diesem Mitarbeiter einen Besitzstand auf der aktuellen Besoldung bis längstens 01.01.2014 zu gewähren.
8. Der Stadtrat beauftragt die Direktion Finanzen und Informatik die notwendigen Nachtragskredite zulasten der Laufenden Rechnung 2012 zeitgleich mit den Personalentscheiden:
- Anstellung Systemadministrator/in
- Anstellung Lohnbuchhalter/in / Buchhalter/in
- Bestimmung Stellvertreter/in Leiter Informatik (intern)
- Bestimmung Leiter/in Stadtbuchhaltung (intern)
- Bestimmung Stellverteter/in Leiter/in Stadtbuchhaltung (intern)
- Bestimmung Stellvertreter/in Verwaltungsleiter/in Finanzen und Informatik (intern)
vorzulegen, die übrigen Kosten sind im Budget 2013 vorzusehen.
9. Der Stadtrat beauftragt die Direktion Finanzen und Informatik mit der Einreihung der veränderten Stellen nach ABAKABA.
10. Der Stadtrat bewilligt die Aufgabenverschiebung ‚Controlling‘ von der Finanzkontrolle zur Steuerverwaltung.
11. Der Stadtrat beauftragt die Baudirektion mit der Ausführung der baulichen Massnahmen zur räumlichen Konzentration der Direktion Finanzen und Informatik.
12. Die Direktion Finanzen und Informatik wird beauftragt, Offerten für ein Broker-Mandat im Versicherungsbereich einzuholen.