1. Ausgangslage
Teil der Neuausrichtung der Abteilung Schuldienste und Sport ist neben der Klärung der Verantwortlichkeiten, die Definierung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Diese Geschäftsprozesse wurden nun laufend in der Schulverwaltungssoftware iCampus integriert. Dieses Vorgehen sowie die Software selbst haben sich in den letzten drei Jahren sehr bewährt. Dies widerspiegelt sich in den folgenden Resultaten:
- Die Qualität der Schüler- und Personaldaten hat sich verbessert.
- Alle Lehrpersonen besitzen jederzeit einen aktuellen Arbeitsvertrag.
- Alle Informationen und Dokumente zu Schüler und Lehrpersonen sind in einem System verfügbar.
- Dank der Effizienzsteigerung innerhalb der Schuladministration konnten Stellenprozente eingespart und zur Schaffung von neuen Stellen (z.B. Sportkoordinator 50%) eingesetzt werden.
Die Schulverwaltungssoftware iCampus wurde bei der Direktion Bildung und Sport im Jahre 2008 eingeführt. Der Kaufpreis betrug damals rund CHF 40‘000.-. Zusätzlich fallen jährlich CHF 4‘000.- an Wartungskosten an. Seit 2008 wurde die Software laufend kostenlos weiter entwickelt und bildet heute das Herzstück der Schuladministration. Es sind aktuell rund 95% alle Geschäftsprozesse der nachfolgenden Arbeitsgebiete in der Software abgebildet:
- Personaladministration
- Schüleradministration
- Sportdatenbank
- Datenbank Kinderbetreuung
- Sitzungsgeldabrechnung
- Kursverwaltung (Freiwilliger Schulsport und Skilager)
- Raumreservierung
Noch wurden nicht alle Leistungen von iCampus aus dem Kaufvertrag aus dem Jahre 2008 erbracht. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um die elektronischen Schnittstellen zur Software der Einwohnerkontrolle, zur Schülerverwaltungssoftware „LehrerOffice“ der Lehrpersonen sowie zur Bildungsstatistik des Kantons. Vorarbeiten zur Umsetzung dieser Schnittstellen haben gezeigt, dass aufgrund der Datenschutzproblematik vor der Inbetriebnahme dieser Schnittstellen vorerst organisatorische Massnahmen seitens der Direktion Bildung und Sport notwendig sind. Die BISPO ist bereits daran, diese Massnahmen (z.B. Erarbeitung von Informatik-Benützerweisungen für die Lehrpersonen) umzusetzen. Es ist geplant, die erwähnten Schnittstellen nach den Sommerferien zu implementieren. Diese Leistungen werden von der Firma iCampus im Rahmen des Kaufvertrages aus dem Jahre 2008 kostenlos erbracht.
Die nachfolgende Übersicht zeigt die Abhängigkeit der verschiedenen Geschäftsapplikationen. ICampus bildet darin die Masterdatenbank der Lehrpersonen- und Schülerdaten. Diese Daten werden mittels elektronischen und manuellen Schnittstellen in andere Anwendungen übertragen.
Die Grenzen zwischen den einzelnen Anwendungen werden immer mehr überbrückt. Deshalb macht es auch Sinn, die Kosten dieser Anwendungen über dieselbe Kostenstelle abzuwickeln.
2. Erwägungen
Die Strategie des laufenden Ausbaus von iCampus und der Integration von weiteren Prozessen hat sich bisher bewährt, weshalb in den kommenden Monaten die nachfolgenden Entwicklungen geplant sind:
a) Entwicklungen iCampus
a1) Implementierung Modul Musikschule
Nachdem die Kurse des freiwilligen Schulsportes bereits in iCampus administriert werden, soll auch das Kursangebot der Musikschule in dieser Software integriert werden. Damit kann der Leiter der Musikschule wesentlich entlastet werden. Insgesamt kann die für diesen Prozess aufgewendete Arbeitszeit reduziert werden, da die doppelte Führung der Schülerdaten entfällt.
a2) Erweiterung Datenbank Kinderbetreuung
Im Rahmen der Analyse des Kinderbetreuungsangebotes in Olten wurde festgestellt, dass eine zentrale Onlineangebots-Übersicht fehlt. Diese soll nun in iCampus realisiert werden. Die Online-Suche ermöglicht es Eltern, nach bestimmten Kriterien nach Angeboten zu suchen und die Ergebnislisten auszudrucken.
a3) Implementierung Prozess Treueprämie
Mit dieser Funktion würde der letzte Prozess im Bereich Personaladministration in iCampus integriert. Damit könnte dieser Prozess mit weniger Arbeitsaufwand erledigt werden. Gleichzeitig wären die Informationen betreffend Treueprämie in iCampus ersichtlich.
Alle diese Entwicklungen werden dazu beitragen, dass die Effizienz der Arbeitsausführung in diesen Bereichen steigen wird. Gleichzeitig wird der Nutzen für die internen und die externen Kunden steigen.
b) Übernahme der Kosten der Webseite
www.schulen.olten.ch durch die BISPO
Die Webseite
www.schulen.olten.ch wurde 2011 erstellt. Sie beinhaltet sämtliche Information über die Oltner Schulen sowie die familienergänzende Kinderbetreuung. Bis 2011 wurden die Betriebskosten der alten und neuen Webseite der Oltner Schulen über die Stadtkanzlei finanziert. Da die Seite heute, im Gegensatz zu früher, von der Webseite
www.olten.ch völlig autonom ist und die neue Seite weitgehend in die Schulverwaltungssysteme der BISPO eingebunden sind, ist es sinnvoll, die wiederkehrenden Kosten von
www.schulen.olten.ch über die Kostenstelle „Schulverwaltung“ der BISPO zu verrechnen.
3. Finanzielle Auswirkungen
Die bereits beschriebenen Entwicklungen verursachen folgende einmalige Kosten:
- Modul Musikschule CHF 8‘700.- (inkl. MWST)
- Erweiterung Datenbank Kinderbetreuung CHF 10‘800.- (inkl. MWST)
- Implementierung Prozess Treueprämie CHF 2‘100.- (inkl. MWST)
Total CHF 21‘600.- (inkl. MWST)
Zusätzlich fallen wiederkehrende Kosten im Zusammenhang mit diesen Entwicklungen in der Höhe von CHF 2‘900.- (inkl. MWST) an. Anteilig werden davon im 2. Halbjahr 2012 CHF 1‘500.- (inkl. MWST) fällig.
In den vergangenen drei Jahren wurden sämtliche Zusatzentwicklungen von der Firma iCampus kostenlos umgesetzt. Diese Geschäftspraxis wurde Anfang 2012 geändert. Somit konnten die erwähnten Kosten für dieses Jahr nicht budgetiert werden, weshalb ein Nachtragskredit erforderlich ist.
Die wiederkehrenden Kosten für die Webseite
www.schulen.olten.ch, welche bis zum letzten Jahr zentral von der Stadtkanzlei übernommen und budgetiert wurden, werden wie bereits erwähnt künftig von der Direktion Bildung und Sport bezahlt. Hierfür ist für das Jahr 2012 ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 4‘800.- (inkl. MWST) erforderlich.
Total ist damit ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 27‘900.- erforderlich:
- Einmalige Kosten Weiterentwicklungen iCampus CHF 21‘600.- (inkl. MWST)
- Wiederkehrende Kosten Weiterentwicklung iCampus CHF 1‘500.- (inkl. MWST)
- Wiederkehrende Kosten www.schulen.olten.ch CHF 4‘800.- (inkl. MWST)
Total CHF 27‘900.- (inkl. MWST)
Beschluss:
1. Der Stadtrat genehmigt die Umsetzung der beschriebenen Entwicklungen in iCampus.
2. Es wird der folgende Nachtragskredit zu Gunsten der laufenden Rechnung 2012 genehmigt:
Konto 219.315.01 Wartungskosten ICT CHF 27‘900.-
3. Die Direktion Bildung und Sport wird mit dem Vollzug beauftragt.