1. Ausgangslage
In der Stadtverwaltung Olten läuft derzeit das Projekt „Records Management“: Wie in jeder Verwaltung werden auch hier die Geschäftsprozesse zunehmend digital abgewickelt. Bisher bestand im Bereich der elektronischen Informationen in der Stadtverwaltung kein Konzept für das sogenannte Records Management (Aktenführung) und die digitale Langzeitarchivierung. Bereits im September 2009 wurde daher unter der Leitung von Stadtschreiber Markus Dietler ein entsprechendes Projekt aufgegleist, um hier eine Verbesserung zu erreichen. Es wurde die genannte Ist-Analyse verfasst und auf dieser Basis das Vorgehen festgelegt. Im vergangenen Jahr hat der Stadtrat die Grundsätze für ein Informations- oder Records-Management abgesegnet und grünes Licht für die nächste Phase gegeben, in der sich das Projekt nun befindet und in der die organisatorischen Voraussetzungen für die digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung geschaffen werden sollen.
Das nötige Knowhow wird im Projekt von der Firma e-comtrust eingebracht. Unbestrittenermassen muss dieses Knowhow für die Weiterführung aber auch intern vorhanden sein, sowohl im Stadtarchiv als auch bei den Direktionen in Form von Records Managern pro Direktion, die bereits bestimmt und ausgebildet wurden, damit der aktive und der passive Lebenszyklus der gesamten geschäftsrelevanten Informationen (gesamtes Informationsmanagement) nach den Regeln der Kunst abgedeckt werden kann.
Die bisherigen Kapazitäten des Stadtarchivars (40%) lassen es nicht zu, dass das interne Knowhow neben den übrigen Aufgaben erarbeitet werden kann. Die Direktion Präsidium beantragte daher dem Stadtrat daher im November 2011 eine vorläufig auf ein Jahr befristete „Doppelbesetzung“ der personellen Kapazitäten im Stadtarchiv, das heisst die Schaffung einer auf ein Jahr befristeten 40%-Stelle. Die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber sollte zudem bei Eignung die Möglichkeit haben, so die Vorstellung der Direktion Präsidium sich zugleich in die gesamten Belange des Stadtarchivs Olten einzuarbeiten und dessen Leitung per Ende 2012 zu übernehmen.
Mit Entscheid vom 14. November 2011 genehmigte der Stadtrat die auf ein Jahr befristete 40%-Stelle im Stadtarchiv Olten in der Lohnklasse 22 unter Vorbehalt der Genehmigung der entsprechenden Kosten durch das Parlament im Rahmen des Budgets 2012. Die Stelle wurde anschliessend öffentlich ausgeschrieben. Dabei gingen rund 20 Bewerbungen ein. Aus diesen durch die Direktion Präsidium ausgewählt wurde Dr. Marc Hofer, geboren 1958, wohnhaft in Bern und Bürger von Rothrist. Marc Hofer ist Historiker, hat den Einführungskurs des Vereins Schweizerischer Archivarinnen und Archivare besucht und das Nachdiplomstudium Archiv- und Informationswissenschaft absolviert. Er arbeitete vorgängig während elf Jahren für das Bundesarchiv, zuletzt als Koordinator für digitale und analoge Übernahmen in der Abteilung Informationsüberlieferung des Bundesarchivs. Neben der Tätigkeit in Olten ist er als Freelancer im gleichen Bereich tätig.
2. Erwägungen
2.1 Neubesetzung Leitung Stadtarchiv
Marc Hofer hat die Stelle per 1. Februar 2012 angetreten und hat – nicht zuletzt auf Grund seiner Erfahrung in der Materie – sogleich seine Rolle im Records Management übernommen: Seine Aufgabe ist es, anlässlich der verschiedenen Workshops, aber auch in der anschliessenden Kleinarbeit die übergeordneten Zielsetzungen und Bestimmungen auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung abzustimmen, konkret zum Beispiel zusammen mit den Verantwortlichen in den Direktionen die Details des Registraturplans, der in den grossen Zügen bereits steht, auszuarbeiten. Dabei kommt ihm auch eine bedeutende Rolle in der Schaffung von Akzeptanz in der Stadtverwaltung für das aufwändige, mit zahlreichen Neuerungen und Umstellungen verbundene Vorgehen zu. Gleichzeitig arbeitet er sich in die bisherigen Aufgaben des Stadtarchivs Olten ein.
Marc Hofer ist auch stark interessiert an der Übernahme der Leitung des Stadtarchivs, was einen Stadtratsbeschluss erfordert, da es sich um eine Abteilungsleitung handelt. Die Direktion Präsidium beantragt daher dem Stadtrat, die Stelle des Stadtarchivars zur Neubesetzung freizugeben und per 1. Januar 2013 mit Marc Hofer zu besetzen. Der bisherige Amtsinhaber Peter Heim tritt auf diesen Zeitpunkt hin von seiner Aufgabe zurück.
2.2 Befristete Stelle eines wissenschaftlichen Mitarbeiters Stadtarchiv
Nach wie vor wird indessen die zeitliche Belastung durch das Projekt Records Management auch im kommenden Jahr gross sein. Nach der Ausarbeitung des Registraturplans im laufenden Jahr geht es um dessen flächendeckende Einführung. Ferner sollen nach den drei Prozessen Stadtratsgeschäfte, Posteingang und Archiv weitere Prozesse erfasst werden. Im Jahr 2013 muss zudem die Evaluation eines Dokumentenmanagementsystems, das heisst einer geeigneten Software für den Gesamtprozess begleitet werden, welches per Anfang 2014 eingeführt werden soll.
Die Direktion Präsidium beantragt daher, den bisherigen Stadtarchivar Peter Heim in einer auf maximal ein Jahr befristeten Anstellung als wissenschaftlichen Mitarbeiter Stadtarchiv im Jahr 2013 weiter zu beschäftigen, um den neuen Stadtarchivar in den Bereichen Kundendienst/Erledigung von Anfragen, Administration und Aufarbeitung der Bestände, die in den letzten Monaten aus dem Zwischenarchiv im Untergeschoss des Stadthauses ins Stadtarchiv gezügelt wurden. Der bestehende Vertrag mit Peter Heim läuft bis August 2012; er soll vorerst um ein Jahr verlängert werden und könnte anschliessend bis maximal Ende 2013 ausgedehnt werden.
Es wird erwartet, dass sich im Jahr 2013 klarer aufzeigt, welche Auswirkungen die Einführung des Records Managements auf die Stellendotierung im Stadtarchiv haben wird. Das heisst ob es zu gewissen Entlastungen durch systematischeres, vorausdenkendes Vorgehen kommt, indem beispielsweise die Definition der Archivwürdigkeit von Akten bereits bei deren Entstehung erfolgt, oder ob vielmehr durch die Einführung von Records Management eine Mehrbelastung erfolgt. Ist das Zweite der Fall, ist ferner zu prüfen, ob eine solche Mehrbelastung mit Auslagerungen von Aufgaben intern oder extern zu lösen wäre oder ob sich eine Aufstockung der Stellendotierung aufdrängt.
3. Finanzielle Auswirkungen
Durch die befristete 40%-Stelle in Lohnklasse 21, besetzt durch die Person von Peter Heim, bisheriger Stadtarchivar, entstehen folgende jährlichen Kosten, die ins Budget 2013 aufgenommen werden:
302.301.00 Besoldungen CHF 52‘000
302.395.00 Verrechnete Sozialkosten CHF 10‘500
Total CHF 62‘500
Beschluss:
1. Die 40%-Stelle des Stadtarchivars in Lohnklasse 22 wird zur Wiederbesetzung freigegeben und per 1. Januar 2013 mit der Person von Dr. Marc Hofer, geboren 1958, wohnhaft in Bern, besetzt.
2. Damit der Mehraufwand für das laufende Projekt Records Management bewältigt werden kann, wird eine auf ein Jahr, das heisst bis Ende 2013 befristete 40%-Stelle im Stadtarchiv Olten in der Lohnklasse 21 wird unter Vorbehalt der Genehmigung der entsprechenden Kosten durch das Parlament im Rahmen des Budgets 2013 genehmigt.
3. Die Direktion Präsidium wird mit dem Vollzug beauftragt.