Im Zusammenhang mit dem Thema Olten SüdWest sind im März 2010 von Seiten der GPK zwei Vorstösse eingegangen, welche die Führung der Stadtratsgeschäfte und die Geschäftskontrolle innerhalb der Stadtverwaltung in Frage stellten. Der Stadtrat ist der Ansicht, dass aus der genannten Situation nicht abgeleitet werden kann, dass in der Stadtverwaltung Olten punkto Führung der Stadtratsgeschäfte und Geschäftskontrolle generell unhaltbare Zustände bestehen: Während im ersten Bereich die rechtlichen Vorgaben klar eingehalten werden, bestehen auch im Bereich Geschäftskontrolle Vorgaben, die aber nicht für die gesamte Verwaltung einheitlich und zentral geregelt sind. Der Stadtrat sieht deshalb die Diskussion zu diesen Themen als Chance zu Verbesserungen. Die notwendigen Schritte sind eingeleitet.
Sehr geehrter Herr Präsident
Sehr geehrte Damen und Herren
Zu zwei im März 2010 eigenreichten Vorstössen der GPK unterbreitet Ihnen der Stadtrat folgende Berichterstattung:
1. Ausgangslage
Mit Mail vom 3. März 2010 hat die GPK folgende Vorstösse bei der Stadtkanzlei eingereicht:
a. Dringliches Postulat GPK betr. "Für eine bessere Führung der Stadtrats-Geschäfte"
„Die Geschäftsprüfungskommission des Oltner Parlaments hat in ihrer Aufarbeitung zu den Vorgängen um ein Kaufangebot an den Stadtrat für das Areal Olten SüdWest deutliche Mängel in der Organisation und Führung der Stadtrats-Geschäfte festgestellt. Der Stadtrat wird aufgefordert, innerhalb von sechs Monaten dem Parlament einen Bericht zur Kenntnisnahme zu unterbreiten, in dem er aufzeigt, mit welchen Anordnungen und Massnahmen er im Lichte des GPK-Berichtes die Organisation und Führung verbessert hat.
Begründung des Postulates und der Dringlichkeit
Die GPK fordert in ihrem Bericht den Stadtrat auf, die Gemeindeordnung der Einwohnergemeinde der Stadt Olten (SRO-Nr. 111) und die Geschäftsordnung des Stadtrates von Olten (SRO-Nr. 122) im Rahmen der Vorbereitung, Traktandierung, Fällung und Protokollierung von Entscheiden und Beschlüssen einzuhalten. Insbesondere sind (wichtige) Entscheide vorgängig und einzeln zu traktandieren, mit Anträgen und Erläuterungen sowie allfälligen Beilagen zu versehen. Strategische Entscheide sind auf der Traktandenliste als solche speziell zu kennzeichnen. Zudem sind sämtliche Beschlüsse des Stadtrates zu protokollieren, so dass die wesentlichen Erwägungen sowie die eigentliche Entscheidung festgehalten werden und nachvollziehbar sind.
Die Mängel in der Führung der Stadtrats-Geschäfte sind dringend zu beheben. Entsprechend ist das vorliegende Postulat dringlich zu behandeln.“
b. Dringliches Postulat GPK betr. "Für bessere Kommunikation des Stadtrates und der Verwaltung
„In ihrer Aufarbeitung der Vorgänge um das Kaufangebot an den Stadtrat für SüdWest hat die GPK festgestellt, dass keine direktionsübergreifende und keine einheitliche Regelungbesteht, wie externe Korrespondenzen entgegenzunehmen, deren Empfang zu bestätigen, diese zu behandeln, wie und innert welcher Frist diese zu beantworten sowie wie die Antworten zu dokumentieren und zu archivieren sind.
Der Stadtrat wird aufgefordert, für sich selber und für die Verwaltung verbindliche Regeln für die Behandlung von externer Korrespondenz zu definieren und diese Regeln auch konsequent anzuwenden beziehungsweise durchzusetzen.
Das Gemeindeparlament ist innert sechs Monaten nach Überweisung des Postulates über die getroffenen Massnahmen zu informieren.
Begründung des Postulates und der Dringlichkeit:
Innerhalb der Verwaltung der Stadt Olten gibt es eine zentrale Stelle für den Posteingang. Doch diese ist nicht dafür zuständig, zu registrieren, wer von wem wann einen Brief erhalten hat. Diese Posteingangszentrale verteilt lediglich die Korrespondenz an die entsprechenden Direktionen und Stellen.
Die GPK empfiehlt dem Stadtrat, dafür besorgt zu sein, eine entsprechende Geschäftskontrolle einzuführen. Diese ist für eingehende Anfragen (Briefe und Mails), die eine Bearbeitung auslösen, entweder zentral zu führen oder aber, falls spezifische Besonderheiten zu berücksichtigen sind, direktionsübergreifend nach gleichen Kriterien verbindlich auszugestalten. Als mögliche Kriterien kommen in Frage: Eingangsbestätigung, Anmelden der Pendenz inklusive automatischer Erinnerung und Bestätigung der abschliessenden Erledigung.
Die Mängel in der Behandlung von Korrespondenz sind dringend zu beheben. Entsprechend
ist das vorliegende Postulat dringlich zu behandeln.“
Die beiden Vorstösse wurden an der Parlamentssitzung vom 25. März als dringlich erklärt und einstimmig überwiesen.
2. Erwägungen
Bereits bei seiner Beantwortung der beiden Vorstösse betonte der Stadtrat, zum Thema Olten SüdWest seien zugegebenermassen Fehler passiert, die man künftig vermeiden müsse. Daraus könne aber nicht zwingend auf generelle Probleme geschlossen werden: Tatsache sei, dass in der konkreten Situation dem Geschäft „Kauf Olten SüdWest“ nicht der nötige Stellenwert beigemessen worden sei, da es in den Augen des damaligen Stadtrates bereits genügend erörtert und entschieden schien. Aus dieser politischen Gewichtung könne nicht abgeleitet werden, dass der Stadtrat die geltenden Reglemente betr. Führung der Stadtratsgeschäfte generell nicht einhalte oder dass punkto externe Korrespondenz keinerlei Kontrolle bestehe.
2.1 Organisation und Führung der Stadtratsgeschäfte
Art. 11 der Geschäftsordnung des Stadtrates (SRO 122) legt fest, dass der Stadtrat auf der Grundlage schriftlicher Anträge der zuständigen Direktion(en) beschliesst, welche sachgerecht Ausganglage und Erwägungen enthalten. Bei allen Anträgen und Vorlagen sind die finanziellen Auswirkungen auszuweisen. Auf Grund dieser Vorgaben und von Anregungen der GPK wurde im Jahr 2003 ein Raster für die Berichte und Anträge erstellt, den seither die Direktionen für die Formulierung ihrer Vorlagen verwenden. Je nach Bedeutung und Detaillierungsgrad der Vorlage können dabei einzelne Punkte weggelassen bzw. ergänzt werden. Dieser Raster wird von allen Direktionen einheitlich angewendet.
Art. 11 der GeschO des Stadtrates betont in Abs. 4 aber auch, dass in dringenden Fällen eine Beschlussfassung oder Beratung mündlicher oder nachträglich eingereichter Anträge erfolgen kann, wenn mindestens vier Mitglieder bereit sind, auf das Geschäft einzutreten. Dieser Fall tritt denn auch in der Praxis ein.
Wichtig ist, dass alle Beschlüsse, auf welcher Basis sie auch immer gefällt werden, protokolliert werden. Dies ist denn auch der Fall: Seit der Einführung des Kommunikationskonzeptes am 29. Juli 2002 werden zwei Protokolle geführt:
- einerseits ein Beschlussprotokoll über die Beschlüsse des Stadtrates, das in der Regel öffentlich ist, sofern nicht schützenwerte öffentliche oder private Interessen entgegen stehen, und deshalb auch im Internet publiziert wird.
- anderseits ein Laufprotokoll mit den wichtigsten Voten der Stadtratsmitglieder zu den einzelnen Vorlagen wie auch zu Gesprächsthemen, die noch nicht entscheidreif sind oder einer Vorabklärung zur Grundhaltung des Stadtrates bedürfen. Dieses Laufprotokoll ist nicht öffentlich. Adressaten sind der Stadtrat und die Direktionskonferenz (Verwaltungsleiter und Querschnittsdienstleistende), über welche die Information in die Direktionen läuft.
Auf Grund des GPK-Vorstosses hat der Stadtrat eine Überprüfung dieser Praxis vorgenommen und diese als zweckmässig und zielführend beurteilt. Im Sinne einer stetigen Qualitätsverbesserung werden zudem im Laufprotokoll neu zusätzlich sämtliche Schreiben an den Stadtrat aufgeführt sowie Schreiben und Mitteilungen an eine Direktion oder Abteilung, die dem Gesamtstadtrat zur Kenntnis gebracht werden.
2.2 Behandlung externer Korrespondenz
Im Bereich der Behandlung externer Kompetenz bestehen in den einzelnen Direktionen sehr wohl Regelungen, etwa über das Handling von Empfangsbestätigungen oder über die Fristen für Beantwortungen. Zudem legt das Archivreglement (SRO 116) im Detail die Fragen der Archivierung fest. Mit Ausnahme des Archivwesens sind diese Vorgaben aber derzeit noch nicht für die gesamte Verwaltung einheitlich und zentral geregelt. In diesem Sinne besteht auch nicht eine „durchgehende“ Geschäftskontrolle, die beispielsweise ein Nachverfolgen von zentral bei der Stadtkanzlei eingegangener Korrespondenz nach deren Zuweisung an eine einzelne Direktion erlauben würde.
Die Direktion Stadtpräsidium hat daher bereits Ende 2009 – unabhängig vom Thema Olten SüdWest – in Zusammenarbeit mit der Direktion Finanzen und Informatik ein umfassendes Projekt mit dem Titel „Records Management“ eingeleitet, mit dem nicht nur das Korrespondenzwesen, zu dem im Übrigen auch der immer umfangreicher werdende Mail-Verkehr gehört, sondern der gesamte Lebenszyklus von Unterlagen und Dossiers, vom Eingang bzw. von der Erstellung bis zum Langzeitarchiv, sowohl digital wie auch in Papierform, erfasst und neu geregelt werden soll. Eingebaut werden soll nach Möglichkeit auch die Gelegenheit, im Sinne eines effektiven und effizienten Projektmanagements laufende Projekte und deren Stand auf einfache, ressourcenschonende Weise abzubilden.
Gegenwärtig wird mit der spezialisierten Firma Docuteam GmbH in Baden die entsprechende Strategie entwickelt , in die auch die Thematik Geschäftskontrolle einfliesst. Als Basis wird derzeit bis Ende Jahr der zentrale Registraturplan der Stadtkanzlei an die Erfordernisse neuer Technologien und Erkenntnisse angepasst. Ebenfalls bis Ende Jahr soll zudem das Pflichtenheft für ein für die Geschäftsverwaltung zu beschaffendes Dokumentenmanagementsystem vorliegen, das im kommenden Jahr beschafft und als Pilot für die Stadtkanzlei eingeführt werden soll. In den nachfolgenden Jahren sollen Dokumentenmanagementsystem und Geschäftsverwaltungssystem auf die Gesamtverwaltung ausgedehnt und das digitale Stadtarchiv inklusive Ablieferungsvereinbarungen mit den Verwaltungsabteilungen aufgebaut werden. Entsprechende finanzielle Mittel sind sowohl im Budget 2011 wie in der Finanzplanung enthalten.
Beschlussesantrag:
Von der Berichterstattung zum Thema Führung Stadtratsgeschäfte und Geschäftskontrolle wird Kenntnis genommen.