Anschaffung eines neuen Kassensystems/Nachtragskredit
1.Ausgangslage
Die Abteilung Steuerverwaltung/Stadtkasse ist unter anderem für die Tresorerie der städtischen Verwaltung zuständig. Rund 80% der über die Kasse abzuwickelnden Geschäfte betreffen verwaltungsinterne (Bargeld-)Transaktionen. Seit 1998 hat die Steuerverwaltung/Stadtkasse zur Abwicklung sämtlicher Geschäfte eine autonom funktionierende Registrierkasse der Herstellerfirma CASIO, Modell QT-2000 im Einsatz. Für Kartenzahlungen wird das kassenexterne EFT-POS-Gerät der SIX Payment Systems AG eingesetzt. Aufgrund des fortgeschrittenen Alters des Systems ist sowohl die Wartung als auch der Vertrieb von Ersatzeilen für alle erwähnten Geräte nicht mehr sichergestellt. Zudem traten in letzter Zeit technische Schwierigkeiten auf.
Nach 19 Jahren Einsatz ist das Ende des Produktlebenszyklus des Kassensystems längstens er-reicht. Ausserdem ist ab dem 1. Januar 2018 aufgrund technischer Umstellungen (Wechsel des Telefonnetzes von analog auf digital) das käuflich erworbene EFT-POS-Gerät nicht mehr einsatz-fähig. Folglich drängen sich in beiden Bereichen dringende Ersatzbeschaffungen auf.
Moderne Kassensysteme bieten Funktionalitäten, welche im Umgang mit entsprechend hohen Bargeldsummen von grosser Bedeutung sind und eine zunehmende technische Vernetzung bar-geldintensiver Abteilungen zulassen. Mögliche solcher Funktionen sind:
- Personifizierte Zugriffsberechtigungen mit Historisierung sämtlicher Transaktionen (wer, was, wann, wie viel)
- Der Produktkategorie entsprechend logische Hinterlegung aller über die Kasse abzuwickelnden Geschäftsfälle aus den Bereichen CAMPUS (Bildung und Sport), Gebühren und Steuern
- Kassenintegrierte EFT-POS-Lösung; Offene Beträge lassen sich automatisch auf das EFT-POS-Gerät übertragen und über dieses kontaktlos oder via Karte bzw. mit Paymit/TWINT, Apple Pay, Google Wallet, Samsung Pay, etc. bezahlen.
- Mögliche zusätzliche Kassen-Panels vom selben Anbieter platziert an weiteren verwaltungsinternen Standorten (wie z.B. Haus der Museen, Publikumsdienste, Werkhof, etc.) lassen sich bei Bedarf problemlos in das Netzwerk integrieren. Grosser Vorteil dieser Standardisierung des Kassensystems ist, dass sämtliche Bargeldtransaktionen und Reportings realtime durch die Steuerverwaltung-/Stadtkasse ausgewertet und nachvollzogen werden können. Unter Anderem würden Tagesabschlüsse, wie sie zum Teil heute täglich an die Steuerverwaltung/Stadtkasse übermittelt werden, entfallen.
2. Standardisierung für die Anschaffung künftiger Kassensysteme
Durch den Ersatz des Kassensystems am Schnittpunkt aller (Bar-)Transaktionen - der Steuerverwaltung/Stadtkasse - ergeben sich unweigerlich Fragen zur verwaltungsweiten Standardisierung peripher geführter Registrierkassen (z.B. Haus der Museen, Publikumsdienste, Werkhof, etc.). In diversen Bereichen werden derzeit Kassen eingesetzt, doch sind diese weder vom selben Anbieter noch sind sie via Netzwerk miteinander verbunden. Wir sehen daher grosses Potential hinsichtlich Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Reporting/Controlling, wenn die Anschaffung künftiger Kassensystem nach einem einheitlichen Standard erfolgt. Im Weiteren können durch die Standardisierung die Anforderungen an ein funktionierendes internes Kontrollsystem (IKS) nach kantonalen Vorgaben (HRM2 Fachempfehlung 25; folgt) erfüllt werden.
3. Antrag
Die Direktion Finanzen und Dienste beantragt beim Stadtrat ein Nachtragskredit von CHF 10‘735.20 zur Anschaffung und Inbetriebnahme einer neuen Kassenlösung auf Basis vorstehender Ausführungen. Die Anschaffung und Inbetriebnahme erfolgt bis Ende 2017.
Beschluss:
1. Der Stadtrat bewilligt einen Nachtragskredit von CHF 10‘735.20 zu Lasten des Kontos 0212.3100.00
2. Sämtliche Direktionen haben künftig bei Ersatzbeschaffungen von Registrierkassen die Direktion Finanzen und Dienste in den Evaluationsprozess einzubeziehen.
3. Die Direktion Finanzen und Dienste wird mit dem Vollzug beauftragt.