1. Ausgangslage
1.1 Publizieren statt Generieren
Im Zusammenhang mit den Wahlen 2017 hat sich eine Problematik verschärft, die in den letzten Jahren zugenommen hatte: Die Generierungszeit des Internetauftritts nach Eingaben von neuen Daten hat sich stark verlängert; derzeit liegt sie bei gegen 30 Minuten. Weil am ersten Wahltermin unmittelbar nach der Eingabe der Wahlresultate im Netz die Resultate auch an die Medien verschickt wurden, kam es dazu, dass die Resultate im Internetauftritt der Medien schneller erschienen als unter olten.ch und dass Kandidierende von Medien für eine Stellungnahme kontaktiert wurden, bevor sie das Resultat auf olten.ch überhaupt sehen konnten. Die Problematik der langen Generierungszeit zeigt sich aber nicht nur in solchen Ausnahmesituationen wie Wahlterminen, sondern in der täglichen Arbeit: Bis – beispielsweise bei den Eingaben während einer Parlamentssitzung – kontrolliert werden kann, ob die Darstellung im Internet den erwarteten Ergebnissen entspricht, muss jeweils eine halbe Stunde zugewartet werden.
Ursache für die lange Generierungszeit ist die enorme Datenmenge, die sich seit der Schaffung des Internetauftritts mit der Firma i-web vor 15 Jahren angesammelt hat. Die Zeit könnte verkürzt werden (allein das Generieren des Newsarchivs erfordert eine Zeit von rund 13 bis 15 Minuten), indem gewisse Inhalte «abgehängt» und nicht mehr generiert würden, wie dies am zweiten Wahltermin versuchsweise umgesetzt wurde. Gerade beim Newsarchiv bewirkt dies aber, dass die Inhalte vor einem zu definierenden Stichdatum dann auch nicht mehr sichtbar sind. Dies ist jedoch von grossem Nachteil, weil das Newsarchiv für die Userinnen und User, auch verwaltungsintern, ein wichtiges Nachschlagewerk darstellt.
Zusammen mit der Stadt Luzern als Pilotkundin, bei der die Generierungszeit mittlerweile über eine Stunde dauert, entwickelt i-web derzeit eine Alternative. Bei der neuen Technologie werden die Inhalte nicht mehr jedes Mal neu generiert, sondern publiziert, was die Zeit zwischen der Eingabe und dem Sichtbarwerden von neuen Inhalten auf ein bis zwei Minuten senkt. Für die neue Technologie muss indessen auch das Design entweder angepasst oder dann komplett erneuert werden. Ein neues, sogenannt fluid-responsives Design erkennt nicht nur die Grösse des Gerätes der jeweiligen Nutzerin oder des jeweiligen Nutzers und wählt dann das jeweilige geeignete Design aus, sondern passt ein und dasselbe Design dynamisch an, während heute die Darstellungen auf dem PC und die Mobile View auf dem Handy völlig unterschiedlich sind. Dies ist prinzipiell mit einer Überarbeitung des bisherigen wie auch mit einem komplett neuen Design möglich, funktioniert aber nur einwandfrei mit einem neuen Design; zudem entstehen in beiden Fällen Kosten. Hinzu kommt, dass das neue Design auch neue technische Gestaltungsmöglichkeiten bietet.
1.2 Extranet für Behördenmitglieder
Der Bedarf nach digitalen Unterlagen für Behördensitzungen wächst: Heute wünschen immer mehr Mitglieder, dass ihnen die Unterlagen elektronisch und nicht mehr in Papierform zugestellt werden. Dies stellt derzeit einen Zusatzaufwand für die Sekretariate dar; zudem erhalten die Empfängerinnen und Empfänger die Daten per Mail unstrukturiert und müssen sie selber ordnen bzw. zusammensuchen. Die Stadt Olten hat vor einiger Zeit das Modul ExtraNet für Behörden bei der Firma i-web lizenziert, die damalige, weniger ausgebaute Anwendung dann aber wieder aufgrund der geringen Nutzung eingestellt. In der Zwischenzeit wurde die Applikation weiterentwickelt, wie aus den Unterlagen hervorgeht.
Mit aufgrund der bereits erfolgten Vorleistungen geringen Kosten kann nun möglichst auf Beginn der neuen Amtsperiode ein Pilotbetrieb mit dem Stadtrat gestartet werden. In einem zweiten Schritt ist vorgesehen, im kommenden Jahr weitere Gremien einzubinden. Zusätzlich ist eine Sitzungsapp vorgesehen, welche auch offline, das heisst ohne WLAN, läuft. Dazu ist der Einsatz von Tablets erforderlich, die aber in vielen Fällen bei den potenziellen Nutzerinnen und Nutzern schon vorhanden sind.
2. Erwägungen
Für einen Wechsel zur neuen Technologie des Publizierens statt Generierens spricht, dass einerseits die Zeit, bis neue Inhalte nach der Eingabe sichtbar sind, stark reduziert wird und anderseits die Homepage weiterhin extern und intern als Informationsquelle genutzt werden kann. Durch das neue fluid-responsive Design und die neue Technologie erhält der Webauftritt, der auch inhaltlich überarbeitet bzw. vereinfacht würde, auch ein einheitliches Erscheinungsbild und mehr Gestaltungsmöglichkeiten.
Für die Nutzung und Erweiterung des ExtraNet auf die neue Amtsperiode hin spricht, dass durch die zukunftsweisende Technologie der administrative Aufwand (Kopieren, Versand, Sekretariatsaufwand) reduziert werden kann. Hier gilt es zu ergänzen, dass auch die Eingaben im ExtraNet einen gewissen Aufwand verursachen, sofern sie nicht automatisiert erfolgen können.
Beschluss:
1. Für die Erneuerung und Erweiterung des Internetauftritts olten.ch (Neues CMS und Redesign sowie Behörden-Extranet inkl. Tablets) werden ein Nachtragskredit von
Fr. 56‘500 zu Gunsten Konto 0227.3133.00 und ein Nachtragskredit von Fr. 3‘500 zu Gunsten Konto 0224.3113.00 genehmigt.
2. Die Direktionen Präsidium und Finanzen und Informatik werden mit dem Vollzug beauftragt.