Inhalt
Publikumsdienste, Ticketausgabesystem Einwohnerkontrolle/Nachtragskredit
- Geschäftsart
- Beschluss
- Datum
- 24. April 2017
- Beschreibung
- Ausgangslage
Im Wartebereich der Einwohnerkontrolle (EWK) kommt es bei grossem Kundenandrang zwischen den Kunden immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten, bezüglich der Wartenden-Reihenfolge. Die ersten drei wartenden Personen wissen in der Regel, wer als nächster rein-gehen kann. Ab der vierten und fünften Person ist es schon nicht mehr klar, wer als nächster dran ist.
Wenn Familien im Warteraum sitzen und dort nur auf ein Familienmitglied warten, welches gerade am Schalter bedient wird, ist für die übrigen Wartenden keine Übersicht mehr möglich. Insbesondere auch ältere Personen und Ausländerinnen bzw. Ausländer sind mit dem aktuellen Wartesystem der EWK oftmals überfordert.
Ebenfalls ist es für die Mitarbeitenden der Einwohnerkontrolle nicht ersichtlich, wie viele wartende Personen noch bedient werden müssen und wer nur als Begleitung vor der EWK steht.
Auch beim Schalterschluss gibt es oftmals Probleme, weil die Mitarbeitenden der Einwohnerkontrolle nicht wissen, wer vor Schalterschluss angestanden und wer erst nach Schalterschluss gekommen ist und sich denkt, dass er sicher noch Einlass finden wird, wenn vor der EWK ja sowieso noch wartende Personen sitzen. Bei der EWK gilt der Grundsatz, dass sämtliche Kunden bedient werden, die vor Schalterschluss angestanden sind, auch wenn die Bedienung bis lange nach Schalterschluss dauert.
Erwägungen
Mit einem Ticketsystem, wie wir es von den Poststellen her kennen, können die Probleme der Kunden-Reihenfolge und des Schalterschlusses einfach gelöst werden. Jeder Kunde erhält am Ticket-Ausgabegerät ein Ticket mit einer Nummer und kann am elektronischen Display ablesen, wann er an der Reihe ist. Das Ticket-Ausgabegerät kann so gesteuert werden, dass nach Schalterschluss keine Tickets mehr ausgegeben werden.
Zudem erhalten die Mitarbeitenden der EWK laufend eine elektronische Information über die Anzahl der wartenden Kunden, die bedient werden möchten. Personen, die sich auf den Stüh-len vor der EWK ausruhen, können somit von «echten Kunden» unterschieden werden.
Mit dem Auswertungsprogramm können zudem verschiedene Statistiken erstellt und Kun-denströme sowie Wartezeiten gemessen werden.
Beim bevorzugten Produkt «QMATIC Solo» von der Firma prema handelt es sich um ein «Standalone-System». Die Ticketmaschine wird mit einer fixen IP-Adresse ans lokale Netz-werk und an die Stromversorgung angeschlossen. Es werden keine zusätzlichen Software-Komponenten in einer Server-Umgebung benötigt. Der Zugriff auf alle System-Funktionen (Aufruf von Kunden, erstellen von statistischen Auswertungen, etc.) erfolgt über einen Webserver.
Sämtliche Installationsanforderungen sind mit der Abteilung Informatik, dem Bauleiter der Direktion Bau sowie mit dem Elektriker vorbesprochen worden.
Das ausgewählte Produkt hebt sich von der Konkurrenz insbesondere durch folgende Punkte ab:
- Standalone-System
- Feste Montage des Ticketausgabegerätes an der Wand
- Strombetrieb (gegenüber Batteriebetrieb bei anderen Produkten)
- Programmierbare Schalteröffnungszeiten bei der Ticketausgabe
Weil die Evaluationsphase zum Zeitpunkt der Budgeteingabe 2017 noch nicht abgeschlossen war und die Kosten für das Ticketausgabesystem deshalb noch nicht bekannt waren, wird die Finanzierung über einen Nachkredit beantragt.
Kosten
Die Kosten für das Kundenmanagement-System «Qmatic Solo» belaufen sich auf insgesamt
CHF 9'702.95 (inkl. MwSt). Die Arbeiten des Elektrikers kosten CHF 2'493.30 (inkl. MwSt).
Ein Kundenmanagement-System ohne Software- und Supportvertrag bietet keine Firma an. Vertraglich erforderlich ist der Software-Maintenance und Support-Vertrag, dieser kostet monatlich CHF 45.00. Dazu kommen die Kosten für die Tickets. Ein Ticket kostet 1.29 Rp. (bei ca. 60 Kunden täglich [13'200 Kunden pro Jahr] entspricht dies 77.4 Rp./Tag).
Totalkosten Produkt inkl. Strominstallation (einmalig) CHF 12'196.25
Software- und Support-Vertrag mtl. (wiederkehrend) CHF 45.00
Stückpreis pro Ticket (laufende Materialkosten) Rp. 1.29
Beschluss:
1. Die Anschaffung des Ticketautomatensystems «QMATIC Solo» im Betrag von CHF 12'196.25 wird als Nachtragskredit zugunsten Konto 0221.3110.00 (Büromaschinen und –geräte) bewilligt.
Die monatlichen, wiederkehrenden Kosten von CHF 45.00 für den Software- und Sup-port-Vertrag werden ebenfalls dem Konto 0221.3110.00 (Büromaschinen und -geräte) belastet.
Die laufenden Materialkosten (Rp. 1.29 pro Ticket) werden dem Konto 0221.3100.00 (Büromaterial) belastet.
2. Die Direktion Öffentliche Sicherheit wird mit dem Vollzug beauftragt.
Zugehörige Objekte
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